L’archiviazione dei dati del paziente nel poliambulatorio: la firma grafometrica

La sicurezza degli archivi in ambito sanitario e la tutela della privacy dei pazienti sono tra i temi più delicati per qualsiasi organizzazione in campo medico. La digitalizzazione dei dati e la possibilità della firma grafometrica semplificano i processi aumentandone la sicurezza.

L’archiviazione dei dati del paziente nel poliambulatorio: la firma grafometrica
firma grafometrica

Va allentandosi il lungo periodo di lockdown per il Covid-19 che ha visto la sospensione delle attività ambulatoriali ed ospedaliere di ricovero non urgenti, e riprendono gradualmente anche visite specialistiche e screening diagnostici.

Le restrizioni alla mobilità delle persone si sono fortemente ridotte e il Servizio sanitario nazionale organizza le riaperture dei poliambulatori delle Aziende sanitarie locali e degli ospedali alle prestazioni per i pazienti no Covid.

Le strutture pubbliche sono a rischio di subire una nuova ondata di pazienti, malati che hanno necessità di riprendere ad effettuare controlli ed esami, rendendo molto concreta la possibilità di un allungamento delle liste di attesa.

Con queste premesse è più che probabile una corsa alla prenotazione di visite mediche, analisi e diagnostica per immagini preso le strutture private, che hanno l’obbligo di farsi trovare pronte a garantire il miglior servizio possibile rispettando tutte le misure previste per la sicurezza degli operatori sanitari e dei propri pazienti.

I poliambulatori si dovranno cimentare con una serie di complicazioni pur garantendo una corretta gestione pazienti anche per evitare la possibilità di sovraffollamenti delle sale di attesa.
I centri medici già dotati di una gestione pazienti online hanno sicuramente già apprezzato i grandi vantaggi che si possono ottenere da un software gestionale sanitario e sono probabilmente più attrezzati per affrontare anche questa situazione di emergenza.

La funzione di gestione appuntamenti, ad esempio, consente di ottimizzare l’afflusso alla struttura riducendo il tempo di attesa e il rischio di affollamento. L’archiviazione digitale di tutti i dati del paziente, da quelli anagrafici a quelli clinici, rende possibile a medici e infermieri la loro consultazione in qualsiasi momento e anche da remoto, riducendo i tempi di permanenza dei pazienti all’interno della struttura.

Tutto per la maggiore sicurezza del paziente.

Software gestionali sanitari: innovazione vincente

I software gestionali in ambito sanitario danno certamente “una marcia in più” a qualsiasi tipologia di struttura. Requisito essenziale, però, è che il gestionale medico riesca a integrare tutte le funzioni necessarie a semplificare e migliorare il lavoro di tutte le componenti, da quella clinica a quella amministrativa.

Tutti gli utenti devono poter interagire con un’unica piattaforma in modo semplice e intuitivo per gestire i moduli di propria competenza per ogni singolo paziente.

Nei poliambulatori come nei centri di fisioterapia e riabilitazione, nei centri di chirurgia ambulatoriale piuttosto che negli studi medici specialistici, il software gestionale dovrà consentire di svolgere tutte le operazioni necessarie, dall’emissione della fattura elettronica alla refertazione del medico, dalla gestione appuntamenti all’acquisizione delle indagini diagnostiche.

Da non sottovalutare, infine, la possibilità di creazione di documenti digitali, come la cartella clinica elettronica, e di sottoscrivere qualsiasi documento, come referti medici o dichiarazioni per la privacy, con la firma grafometrica, eliminando completamente l’archiviazione cartacea.

Da questo punto di vista il software gestionale CGM XMEDICAL comprende tutte le funzionalità necessarie in un’unica piattaforma consentendo di semplificare il lavoro degli utenti, ottimizzandone l’efficienza e garantendo la sicurezza dei dati del paziente.

Firma grafometrica e dematerializzazione dei documenti


A proposito di sicurezza un aspetto importante riguarda le procedure di archiviazione di tutti i dati, in particolare quelli sensibili, e di tutta la documentazione di ogni paziente.

Da un lato, infatti, tutto deve essere correttamente catalogato in modo che accedere all’archivio, per compilare una nuova prescrizione medica o per l’emissione di una fattura, diventi un’operazione semplice e veloce.

Dall’altro la conservazione in un archivio virtuale deve avvenire nel rispetto delle norme europee sulla privacy sancite nel General Data Protection Regulation (GDPR).

Il miglior software gestionale consente la completa dematerializzazione dei documenti, integrando una serie di processi che vanno dalla creazione della cartella clinica elettronica fino all’apposizione delle firme in forma digitale con una serie di vantaggi:

• archiviazione della documentazione del paziente in uno spazio virtuale e nel pieno rispetto della sua privacy

• eliminazione completa della carta e dei suoi costi

• archiviazione in tutti i formati digitali disponibili dei documenti prodotti sia dal gestionale interno sia di quelli importati da altre fonti

• il paziente non deve preoccuparsi di conservare e portare a ogni appuntamento tutta la documentazione cartacea

• nessun rischio di smarrimento o distruzione della documentazione cartacea

Per ottenere questi vantaggi è indispensabile che il gestionale medico consenta la firma digitale dei documenti.

firma grafometrica

La firma grafometrica: cos’è e come funziona

Un termine forse complicato per un concetto semplice. La firma grafometrica è una normale firma che il sottoscrittore scrive su una tavoletta digitale utilizzando una speciale penna elettronica. È quello che sicuramente ci è già capitato di fare in un ufficio postale o ricevendo un pacco o una raccomandata.

Attenzione però, per la firma grafometrica oltre alla riproduzione della scrittura, vengono rilevati anche i dati biometrici, ovvero: ritmo, velocità, pressione e accelerazione del movimento.
L’aspetto più importante però è che la firma grafometrica è un intero processo che collega una determinata persona al documento firmato prevedendo:

• identificazione del firmatario del documento

• connessione univoca della firma al firmatario

• controllo esclusivo da parte del firmatario sul sistema di firma

• possibilità di verificare che il documento sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma

Dal punto di vista normativo il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) prevede quattro tipologie differenti di firma digitale con caratteristiche crescenti di sicurezza e validità degli atti sottoscritti:

Firma Elettronica

Firma Elettronica Avanzata

Firma Elettronica Qualificata (certificata)

Firma Digitale

La firma grafometrica raccolta secondo il processo descritto si configura come firma elettronica avanzata e ha lo stesso valore giuridico di una sottoscrizione autografata.

Software gestionali sanitari: i vantaggi della firma grafometrica

Tutte queste procedure, all’apparenza complesse, producono una serie di semplificazioni anche in ambito medico.
Medici, infermieri e operatori sanitari sono consapevoli del tempo necessario per inserire tutti i dati nei vari moduli, acquisire il consenso all’utilizzo di queste informazioni in conformità con la normativa vigente sulla privacy per poi digitalizzare i documenti di ogni singolo paziente.

La firma grafometrica è anche una soluzione per risparmiare tempo sempre più diffusa in ambito sanitario, nel quale rappresenta un’innovazione da non perdere.

Proprio come una normale firma tradizionale, quella grafometrica può essere utilizzata per siglare qualsiasi documento con una serie di vantaggi:

• digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti

• trasparenza e sicurezza dei dati trattati, sia per il paziente sia per medici e operatori

• si evita di ripetere tutto il processo di registrazione e raccolta dati per ogni firma

• archiviazione di cartelle, dichiarazioni e altre certificazioni direttamente in digitale

• gestione, raccolta e protezione dei moduli della privacy e per il consenso informato in modo sicuro nel pieno rispetto del GDPR

• diminuzione dell’uso di carta e materiali

• riduzione di costi e tempi di gestione di tutte le pratiche

Il software gestionale CGM XMEDICAL integra una soluzione di firma grafometrica certificata e firma digitale, garantendo i maggiori standard di sicurezza e di risparmio di tempo.
Tempo che può essere utilizzato in maniera più efficiente, focalizzando ulteriormente l’attenzione sullo stato di salute del paziente.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria