Poliambulatorio e cartella clinica elettronica: istruzioni per l’uso

L’emergenza sanitaria di questi mesi ha messo sotto la lente d’ingrandimento il funzionamento delle strutture e i poliambulatori, rendendo le persone sempre più esigenti nella scelta dei centri cui affidare la propria salute. Ecco come un software sanitario può rilanciare l’attività partendo dalla gestione completa della cartella clinica elettronica.

Poliambulatorio e cartella clinica elettronica: istruzioni per l’uso
cartella clinica elettronica

I temi più dibattuti nelle settimane di lockdown per la pandemia di coronavirus sono stati la sanità e le tecnologie informatiche. L’emergenza globale ha infatti portato sotto i riflettori il lavoro, a volte realmente eroico, di medici e infermieri. D’altra parte ha anche fatto crescere la consapevolezza sulla necessità che gli strumenti digitali siano alla portata di tutti: si pensi alla diffusione dello smartworking e dell’e-learnig nelle scuole di ogni ordine e grado.

La sanità è molto legata all’evoluzione degli sviluppi tecnologici, e anche la combinazione dei due argomenti ha occupato molto spazio sui mass media e i social network; basti citare l’app governativa “Immuni” o il tema della telemedicina e del video consulto.

Ma quale lezione possono trarre da questa esperienza poliambulatori e centri medici specialistici?
Per coloro che non hanno del tutto interrotto la propria attività professionale, la gestione dei pazienti in modalità online ha certamente aperto grandi prospettive.
E sarebbe un peccato azzerare questa esperienza. Chi ha sperimentato la semplificazione del lavoro, nonostante la grave situazione di “mobilità ridotta” e di distanziamento sociale, difficilmente vorrà rinunciarvi.

E chi non lo ha fatto, probabilmente si starà domandando se un software gestionale sanitario di qualità non sia una strada da percorrere senza ulteriori indugi.
Pensiamo ai vantaggi derivanti dalla gestione appuntamenti che consente di ottimizzare la permanenza in sala d’aspetto, o la possibilità per il medico competente di consultare la cartella clinica del paziente in qualsiasi momento e anche da remoto (tramite pc, smartphone o tablet) garantendo, tra l’altro, il migliore utilizzo del tempo dedicato alla cura del paziente.

Gestionali poliambulatori: le caratteristiche vincenti

Nei software poliambulatori ai vertici del mercato sono presenti tutte le funzioni citate e molte altre come gestione magazzino, contabilità e fatturazione elettronica.
La completezza di funzionalità costituisce un importante parametro di valutazione dei software gestione studio medico. Ma ciascuna soluzione è più o meno rispondente alle concrete esigenze delle strutture sanitarie a seconda della loro tipologia.

Per intendersi, il software di un grande ospedale polispecialistico non può essere lo stesso di un medico di base o un dentista. In questo senso, alcune attività hanno caratteristiche gestionali simili:

• Poliambulatorio

• Centro di fisioterapia e riabilitazione

• Studio di medicina estetica

• Diagnostica per immagini

• Centro di medicina dello sport

• Centro di chirurgia ambulatoriale

• Studio medico specialistico

Fatte salve le necessarie customizzazioni e personalizzazioni, queste tipologie di struttura sanitaria possono rivolgersi ad uno stesso prodotto.
Una soluzione software ideale è CGM XMEDICAL che integra in un’unica piattaforma informatica tutti gli aspetti, da quello amministrativo a quella clinico, eliminando la ridondanza delle informazioni e agevolando il lavoro di tutti gli operatori. I diversi utilizzatori del sistema possono così inserire i dati di propria competenza, a seconda del ruolo ricoperto nella struttura sanitaria, ricavandone le elaborazioni di loro interesse.

Che ci si occupi di gestione magazzino o di segreteria medici e poliambulatori, che si tratti di redigere un referto medico o di occuparsi di gestione appuntamenti, tutti gli utenti utilizzeranno un’interfaccia univoca con evidenti vantaggi di semplicità di utilizzo, riduzione dei tempi e, in definitiva, aumento di efficienza.

La salute del paziente: la cartella clinica elettronica

Al centro del lavoro di ogni struttura sanitaria c’è la salute del paziente. Le funzionalità offerte dalla cartella clinica elettronica (CCE) sono cruciali in qualsiasi gestionale sanitario integrato in quanto rappresenta la storia sanitaria di un paziente.

La CCE raccoglie in maniera coordinata e controllata le informazioni su tutte le prestazioni (visite, esami diagnostici, percorsi di riabilitazione) a cui si è sottoposto il paziente all’interno della struttura, rendendole accessibili in qualsiasi momento in modo rapido e semplice a tutto il personale autorizzato.

Ciò si traduce in evidenti vantaggi sia per gli operatori sanitari, sia per il paziente. Grazie al software, medici e infermieri possono infatti ottenere tutte le informazioni che ritengono utili con pochi “click” del mouse, mentre il paziente non deve più preoccuparsi di preparare e portare con sé in ingombranti faldoni tutta la documentazione accumulata nella sua storia clinica. Tutto risulta correttamente catalogato; in questo modo attingere all’archivio per una nuova prescrizione o un’anamnesi, è operazione semplice e veloce.

È la tecnologia digitale a scandire i tempi e i flussi di lavoro, ma è sempre la competenza e professionalità dell’operatore a fare la differenza!

cartella clinica elettronica

La cartella clinica informatizzata: alcuni chiarimenti

Va sottolineata la differenza tra una cartella clinica elettronica (CCE) e la cosiddetta cartella clinica informatizzata. Quest’ultima non comporta un radicale cambiamento organizzativo; si limita a sfruttare gli strumenti digitali come un pc per redigere una “normale” cartella clinica che poi viene stampata, firmata e archiviata in maniera tradizionale.

La CCE, invece, comporta un cambio culturale: intanto viene creata ab origine in digitale, ottenendo la dematerializzazione documentale di referti, prescrizioni mediche o immagini diagnostiche. In secondo luogo, anche le firme sono apposte in forma digitale secondo le normative vigenti e la conservazione avviene in un archivio virtuale nel rispetto delle norme europee sulla privacy stabilite dal General Data Protection Regulation (GDPR). Infine l’archiviazione è totalmente digitale e l’archivio può essere consultato anche dallo smartphone del medico.

Fascicolo sanitario elettronico: un’altra fattispecie

Un’ulteriore precisazione va fatta riguardo al cosiddetto fascicolo sanitario elettronico (FSE) che, se dal punto di vista del paziente è molto simile alla CCE, per il poliambulatorio, centro di fisioterapia o studio medico specialistico, invece comporta differenze sostanziali.

Il FSE, infatti, contiene tutti i dati e le informazioni sanitarie di un cittadino provenienti una qualsiasi struttura sanitaria connessa al Servizio sanitario nazionale (inclusa la corposa attività dei medici di base). Nel FSE confluiscono esami diagnostici, referti, prescrizioni del medico di famiglia, verbali del Pronto Soccorso ed altre informazioni.

Entrambi sono progettati per incrementare la dematerializzazione dei documenti e ridurre la ridondanza delle informazioni. Ma, mentre il CCE, connesso a un buon software, viene scelto dall’impresa della sanità privata, il FSE deve essere “attivato” dal paziente.

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Le funzionalità della cartella clinica elettronica

La scelta di utilizzare una cartella clinica elettronica è, in definitiva, un segnale chiaro di professionalità e attenzione verso i propri pazienti. L’ottimizzazione del lavoro va a tutto vantaggio dell’efficienza della struttura e, in ultima istanza, migliora la qualità della prestazione sanitaria.

Chi si ostina ad utilizzare l’archiviazione cartacea tradizionale decide scientemente di rischiare. Conservare documenti cartacei vuol dire esporsi al pericolo dell’errore umano: smarrimento, contaminazione, confusione. E poi ci sono i rischi imprevedibili come un incendio o allagamento degli uffici, oltre all’inesorabile usura dei materiali. Tutti pericoli concreti che possono distruggere le cartelle archiviate e i dati personali dei pazienti.

L’archiviazione digitale consente invece di preservare i dati, oltre ad abbattere i costi.
Ci sono anche altri vantaggi “di sistema”. La condivisione della cartella clinica elettronica aiuta il Sistema Sanitario Nazionale a monitorare al meglio l’evoluzione delle patologie e a ridurre prescrizioni inutili.

Il beneficio maggiore è però per le aziende. Il miglior software cartella clinica, infatti, garantisce:

• la gestione della storia clinica del paziente in continuità col suo percorso di cura,

• l’accesso (anche da remoto) in modo rapido e semplice da parte degli operatori sanitari ai dati clinici,

• l’archiviazione della documentazione del paziente in uno spazio virtuale e nel pieno rispetto della sua privacy,

• la completa archiviazione in ogni formato digitale disponibile dei documenti prodotti sia dal gestionale interno che degli output importati da altre fonti,

• consente al paziente di evitare la conservazione e il trasporto a ogni appuntamento della documentazione cartacea,

• riduce il rischio clinico grazie all’anamnesi personalizzata,

• velocizza e, in parte, automatizza la refertazione, grazie alla personalizzazione degli appositi campi del software e l’aggiornamento del glossario interno.

Dotarsi di un software in grado di gestire in modo digitale la creazione e la conservazione delle cartelle cliniche è una scelta fondamentale per ridurre costi e tempistiche di lavoro, oltre che per garantire ai pazienti un servizio efficace ponendoli al centro dell’attenzione.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria