Il poliambulatorio e la sala d’attesa: un software gestionale per ottimizzare tempi e spazi

L’emergenza sanitaria in corso sta ridisegnando le abitudini e gli stili di vita dei cittadini di tutto il mondo: appare chiaro che il contenimento del contagio non si esaurirà nel distanziamento sociale e nell’uso delle mascherine. Si rende invece necessario riorganizzare la vita all’interno di uffici, luoghi pubblici e, non ultime, strutture sanitarie, poliambulatori. Ecco alcuni spunti per gestire al meglio questi spazi.

Il poliambulatorio e la sala d’attesa: un software gestionale per ottimizzare tempi e spazi
sala d'attesa poliambulatori

Evitare gli assembramenti, ottimizzare i percorsi degli utenti all’interno delle aziende, razionalizzare i flussi di lavoro, abbattere i tempi di attesa e le occasioni di contatto con gli operatori. Sono tutti obiettivi molto complessi ma indifferibili.
E in questo contesto di pandemia ancora in corso, in cui la parola d’ordine è quella di cercare di ritornare rapidamente alla normalità, sono obiettivi che non possono essere lasciati al caso: occorre la potenza di calcolo di appositi software gestionali.

Questo è ancora più vero se parliamo di strutture sanitarie. Le sale d’aspetto sono i centri nevralgici di case di cura, laboratori di analisi, poliambulatori, centri di diagnostica per immagini, studi medici e, più in generale, di tutte le strutture che operano in ambito sanitario. In virtù della duplice esigenza di accettazione e smistamento dei pazienti, il rischio di incorrere in un assembramento pericoloso è sempre in agguato.

Ripartire dopo la quarantena: sale d’attesa e contenimento del virus

Abbiamo ormai imparato a convivere con le basilari misure di contenimento del coronavirus: l’obbligo di indossare la mascherina in luoghi chiusi, di mantenere un distanziamento interpersonale di almeno un metro e mezzo, di evitare le strette di mano e, comunque, di ricorrere spesso all’acqua e sapone o a igienizzanti per tenere le mani pulite.

Naturalmente non basta: le strutture devono a far fronte con maggiore incisività alle misure di restrizione, riorganizzando i modi ed i tempi relativi ai flussi in entrata ed in uscita di pazienti, la loro permanenza ed i loro spostamenti all’interno della sala d’attesa.
Nell’era della digitalizzazione occorre automatizzare questi processi, non solo per offrire un servizio di qualità ma anche per rafforzare l’immagine e la reputazione della struttura e fidelizzare il paziente.

In questo contesto sarà avvantaggiato chi utilizza un software gestionale sanitario come CGM XMedical.
Si tratta di operatori che hanno già fatto una scelta di maggiore dinamismo e che, già prima dell’emergenza Covid-19, hanno risolto i problemi legati a sale d’attesa caotiche, con tempi d’attesa lunghi o comunque non certi, e un concetto di privacy piuttosto labile.
Questi ambulatori oggi sono in grado di fare un ulteriore passo in avanti.

Come il gestionale poliambulatorio ti smista il traffico

Un buon software gestionale medico dovrà essere dotato, in primis, di una pratica funzione planning e agenda, a partire dalla quale la segreteria abbia modo di:

monitorare costantemente il flusso dei pazienti;

verificare la corretta sequenza degli utenti giunti presso la struttura;

gestire eventuali criticità (ad esempio: un appuntamento mancato o un improvviso contrattempo di un medico);

disporre del totale e costante controllo dell’affluenza in sala d’attesa.

Un vantaggio non indifferente che consente la struttura di gestire in modo ottimale gli spazi dei quali dispone all’interno della sala d’attesa, che evidentemente le misure restrittive per il controllo della pandemia da Covid19 avrà ridotto notevolmente.

E’ fondamentale, poi, che la struttura sia dotata di strumenti di comunicazione one to one efficaci, ai fine di mantenere un costante filo diretto con il paziente, cosicché gli vengano fornite non solo le corrette informazioni delle quali necessita (orari e giorni di apertura, calendarizzazione e/o eventuale spostamento dei propri appuntamenti), ma si senta al tempo stesso seguito, accolto e rassicurato in merito all’ottimale gestione della ripresa lavorativa a seguito del periodo di quarantena.

In questo senso, la funzionalità “sala d’attesa” interna al software gestionale medico CGM XMedical trova la massima espressione delle sue straordinarie capacità in una comoda Applicazione per smartphone, XINFO.

sala d'attesa poliambulatorio

 Soluzioni in mobilità: una marcia in più

XINFO è una moderna applicazione, disponibile tanto per sistema operativo Android quando per iOS, perfettamente e costantemente sincronizzata con il planner appuntamenti e con la sala d’attesa. Dopo la sua installazione, l’App sanitaria è in grado di comunicare in tempo reale tanto con la segreteria quanto con l’utente / paziente.

A completamento di questa funzione, il software gestionale sanitario include l’installazione di un totem, situato internamente alla sala d’attesa o nelle vicinanze del banco dell’accettazione, dove l’utente può eseguire il suo check-in e ricevere in cambio un apposito codice con il quale sarà successivamente chiamato, nel pieno rispetto della sua privacy.

Waiting-Rooms è la specifica funzionalità che sostiene il lavoro della segretaria del poliambulatorio che potrà comunicare in tempo reale lo stato dei tempi d’attesa di una visita, facendoli visualizzare sullo smartphone dell’utente o monitor collocati all’interno della sala d’attesa. Una valida opportunità per garantire il contenimento del contagio, per mantenere un elevato grado di ordine ed efficienza in sala d’attesa e per evitare il rischio di incorrere in inopportuni assembramenti.

Analogamente, la funzione self check-in interna all’App XINFO è invece pensata per consentire al paziente di eseguire la registrazione del proprio arrivo presso la struttura sanitaria con poche semplici mosse, usufruendo di un pratico totem, situato internamente alla sala d’attesa o nelle vicinanze del banco dell’accettazione, dove l’utente può eseguire il suo check-in e ricevere in cambio un apposito codice con il quale sarà successivamente chiamato, nel pieno rispetto della sua privacy. Anche in questo caso, dunque, l’utente vedrà garantita l’esigenza di igiene e di distanziamento sociale, poiché potrà evitare di doversi mettere in coda allo sportello dell’accettazione o della segreteria.

sala d'attesa poliambulatorio

Waiting room: un fattore critico di successo

Immaginiamo una sala d’aspetto davvero accogliente: vi troveremo dei monitor direttamente collegati alla rete informatica di studio, a sua volta gestita direttamente dal software. Gli schermi trasmettono video d’intrattenimento, news o altre informazioni; recepiscono anche la variazione del momento di passaggio da un’attività all’altra del paziente. Ovvero, reagiscono all’arrivo del paziente in studio cercando e modificando la stringa che lo identifica (il nome di battesimo, oppure un colore o un numero o un’icona che sarà assegnata a ciascun paziente al suo arrivo).

Dal monitor, l’utente riceverà istruzioni: “attendere in sala” o “si accomodi al primo piano”, inclusi eventuali ritardi o altre indicazioni pratiche. Mentre il paziente attende il suo turno sarà invitato, sempre dal pannello, a firmare i documenti che ha letto precedentemente sull’applicazione, potendo dare una lettura veloce rispetto alla prima già effettuata e, quindi, riducendo drasticamente i tempi di accettazione. Potrà firmare sia utilizzando strumenti di firma grafometrica (supportati dai migliori software gestionali sanitari) o su cartaceo (se non sono disponibili dispositivi digitali).

A questo punto il paziente può scegliere se rimanere in sala d’attesa oppure accomodarsi al di fuori della struttura, aspettando il suo turno in base alle proprie necessità. Sarà poi l’app (XINFO, nel nostro caso) ad avvertirlo su quanto accade all’interno del poliambulatorio.

Quando giungerà il suo turno, egli riceverà l’input a recarsi nell’area clinica. Evento che verrà notificato in contemporanea sia dal pannello che dall’app, indicando tutte le informazioni del caso (esempio: in quale studio recarsi e con quale medico). Dopodiché, all’entrata si eseguiranno le classiche linee guida della sanificazione dello studio: la sacca monouso dove riporre oggetti del paziente, l’eventuale vestizione, la sanificazione delle mani e quanto previsto dai protocolli di sicurezza della struttura.

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a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria