Il poliambulatorio e la gestione dell’agenda appuntamenti: una funzionalità essenziale

Gestire un poliambulatorio medico è attività estremamente complessa in quanto vanno conciliate le agende degli specialisti e quelle dei pazienti, coordinando le disponibilità di attrezzature e ambulatori. Come un software gestionale può cambiarti la vita.

Il poliambulatorio e la gestione dell’agenda appuntamenti: una funzionalità essenziale
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Esiste ancora qualche sventurata segretaria di poliambulatorio che gestisce il planning degli appuntamenti in Excel o, addirittura, con carta e penna? Pare proprio di si e a loro va tutta la nostra ammirazione. Provate solo a immaginare…un poliambulatorio medio, con cinque branche specialistiche e una dozzina di medici. Puntualmente il paziente X, deve spostare l’appuntamento, non vuole cambiare medico e ha solo alcuni giorni della settimana disponibili. E già siamo nel delirio… poi lo specialista Y chiede il cambio di turno e avrà bisogno dell’ecografo: panico!

La funzione “planning” del software sanitario

Uscendo da scenari un po’ tragicomici, guardiamo come un efficace strumento informatico ci consente, non solo di pianificare gli appuntamenti gestendo ogni possibile cambiamento in corsa, ma anche di incasellare con un click le differenti esigenze di periodicità (settimanale? mensile? bimensile?) legate alle esigenze dell’operatore sanitario, della struttura e dei singoli pazienti.

Un software gestionale medico consente di fissare gli appuntamenti, tenendo conto della disponibilità di asset condivisi come ad esempio un dispositivo diagnostico o uno specifico ambiente interno alla struttura sanitaria. Ma anche di gestire istantaneamente ogni cambiamento estemporaneo.

Grazie al cloud, la gestione può avvenire anche da remoto, caratteristica particolarmente utile, specialmente in tempi di quarantena.

L’esigenza di avere una gestione completa, a 360 gradi, puntuale e allo stesso tempo immediata e facile, è avvertita dai centri di fisioterapia e riabilitazione, dai centri di diagnostica, dai centri di medicina dello sport, dagli studi medi specialistici e dai centri di chirurgia ambulatoriale. E deve essere modulata a seconda delle specifiche necessità.

Un’azione efficace di planning tende a eliminare, o comunque ridurre al minimo, i “tempi morti” e improduttivi, puntando a concentrare al massimo l’attività dei poliambulatori, fidelizzando i clienti (che non devono sopportare lunghe attese) e aprendo l’agenda a nuovi ingressi. Lo strumento del planning, quindi, ha la finalità di favorire i pazienti, i quali dovranno sempre la certezza di una risposta immediata alla richiesta di fissare una visita, eseguire un esame o di rinviare un appuntamento preso in precedenza.

Il tempo: una risorsa preziosa da valorizzare

La questione tempo, dal punto di vista dei pazienti, gioca un ruolo fondamentale: non va dimenticato che un lungo periodo di attesa è la classica circostanza che scoraggia successive prenotazioni nello stesso centro medico e può essere causa determinante per convincere il paziente a rivolgersi altrove.

È altrettanto evidente che un lungo tempo d’attesa è in sé stesso un disservizio per un centro medico privato: le liste d’attesa sono già poco tollerate nel pubblico, ma per gli studi privati sono del tutto inaccettabili.

I software poliambulatori semplificano anche il lavoro dei medici i quali saranno nelle condizioni di visualizzare – in tempo reale – tutte le attività programmate per ciascuna giornata, avendo sempre a portata di mano la lista dei pazienti da visitare.

Il planner, per essere efficace, non dovrà limitarsi alla sola gestione dell’agenda tradizionale (gli appuntamenti in senso stretto), ma dovrà permettere l’accesso immediato alle cartelle cliniche in formato digitale. In tal modo per ciascun paziente che arriva nel poliambulatorio per l’appuntamento, lo specialista non dovrà fare un riepilogo delle cure alle quali è stato sottoposto negli ultimi tempi, ma avrà tutto sotto controllo.

Riaprire le agende nella fase due dell’emergenza Covid-19

In questo lungo e lento periodo di ritorno alla normalità, la riapertura dei poliambulatori e delle strutture sanitarie private autorizzate a riprendere l’attività, sono certamente un’ottima notizia.

Con il calendario visite vuoto e la necessità di riempirlo, anche con mirate azioni di comunicazione e marketing, si prospetta un’occasione irripetibile per ripensare il proprio assetto organizzativo e la dotazione delle indispensabili nuove tecnologie digitali.

Ma come individuare il miglior software che risponda alle caratteristiche di completezza, velocità, facilità e alle esigenze di personalizzazione delle singole strutture? La risposta è offerta da CGM XMEDICAL.

Il punto di partenza è costituito dall’automazione delle tradizionali attività di segreteria che permette anche di evitare “buchi” nel corso della giornata e di gestire situazioni di emergenza o imprevisti. Basti pensare, ad esempio, al classico appuntamento che viene annullato dal paziente all’ultimo minuto o per esigenze sopravvenute (impegni familiari o di lavoro) oppure perché il paziente lo aveva dimenticato. Può succedere.

Ma chi dispone di un efficace software gestionale, avrà attivato il sistema automatizzato di invio Sms di promemoria (inviabili anche a gruppi di pazienti): in questo modo, gli appuntamenti vengono ricordati costantemente al paziente che di fatto è nelle condizioni di confermare o, nel caso, di contattare la struttura per chiedere un rinvio.

È possibile l’invio di “remind” e notifiche “push” al paziente, attraverso l’App XINFO (perfettamente integrabile con la soluzione CGM XMEDICAL). Anche in questo caso, è fondamentale che a ogni nominativo corrisponda la cartella clinica in formato digitale, essendo in tal modo possibile la consultazione immediata.

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Digitalizzare vuol dire tutelare la privacy

Vale la pena ricordare che i dati sensibili, ai sensi delle disposizioni di legge in materia di Privacy, relativi a interventi, terapie, diagnosi, prescrizioni e medicinali sono leggibili (ossia accessibili) unicamente al paziente e al personale del centro medico espressamente autorizzato. La cartella clinica è e deve restare blindata e conforme al GDPR.

Il software poliambulatorio, quindi, garantisce un’agenda moderna, digitale e versatile che assicura una serie di vantaggi. In primo luogo, la struttura sanitaria ha la certezza di avere la disponibilità di un planner in grado di monitorare le risorse a disposizione, dai medici agli operatori che lavorano nella struttura, alle stanze, ai macchinari. Tale screening permette di organizzare gli appuntamenti e di diluirli nell’arco della giornata lavorativa senza correre il rischio di sovraccaricare i centri medici o, al contrario, di avere giornate libere o fasce orarie senza alcun appuntamento. L’obiettivo è razionalizzare gli ingressi nell’interesse dei medici e dei pazienti.

Nel caso in cui, nella struttura ci siano più di due medici, il software garantisce l’occupazione di più agende in simultanea e la creazione di una turnazione accurata, sia per gli stessi professionisti che per gli utenti. E darà informazioni relative alle date disponibili (con relativi orari) dei singoli specialisti. In questi casi, il medico potrà visualizzare la propria agenda in formato mono-operatore e avrà la possibilità in ogni momento di monitorare la lista degli appuntanti e dei clienti che potrà modificare qualora dovesse essercene bisogno.

I pazienti, a loro volta, potranno essere incastrati nelle fasce orarie e nei giorni liberi a seconda delle loro esigenze: è possibile che ci sia chi, per motivi di lavoro, preferisce appuntamenti solo nelle fasce pomeridiane e chi, al contrario, è disponibile al mattino. Così facendo sarà possibile organizzare al meglio le visite, soprattutto nel caso in cui il paziente necessiti di un ciclo di cure nel corso di mesi o di anni.

La gestione multi-operatore, invece, è rimessa alla segreteria (una o più persone, a seconda delle esigenze del poliambulatorio). È evidente che la segreteria ha la possibilità di verificare i calendari dei singoli medici e di intervenire, in tempo reale, su richiesta degli stessi e dei pazienti.

Una visione complessiva permette di spostare gli appuntamenti, facendoli slittare di qualche ora e di rinviarli ad altra data. Consente di avere notizie sul numero di specialisti disponibili per le prenotazioni con riferimento a un determinato giorno e a quell’ora e permette, contemporaneamente, di fornire ai pazienti risposte certe e rapide sull’eventuale lista d’attesa che, in tal modo, tende a essere ridotta al minimo.

Il software dispone anche di ricche funzionalità di reportistica e statistiche, particolarmente apprezzate dagli amministratori che potranno, tra le altre cose, trovare un puntuale supporto nella gestione dei compensi dei consulenti sanitari.

La gestione dei “sospesi”

Sempre riguardo la gestione appuntamenti, le soluzioni più performanti consentono di attivare la funzione relativa a quelli che vengono definiti “sospesi”: si tratta di un’opzione importante che torna utile nei casi in cui il paziente non si presenta agli appuntamenti nei poliambulatori.

Cosa fare? La domanda, come insegna l’esperienza, non è rara.

Il nominativo viene spostato nella sezione degli appuntamenti sospesi, appunto, che diventa un promemoria per la segreteria. Il paziente, quindi, potrà essere ricontattato e non perderà la visita. Anzi, avrà la certezza di essere ricontattato in tempi brevi.

Da ultimo, non va dimenticato che il software gestionale consente di avere un monitoraggio costante dei pazienti presenti nel poliambulatorio, nelle sale d’attesa. Rende, quindi, possibile, visualizzare e controllare in ogni momento il flusso di pazienti: l’ordine di ingresso e quello di uscita.

La gestione razionale della sala d’attesa, automatizzata grazie al software gestionale, consente di elaborare informazioni sui tempi di permanenza nella struttura, in attesa delle visite, e di rivedere la gestione degli appuntamenti nei casi in cui ci si dovesse rendere conto di giornate o di orari in cui la “sosta” degli utenti è troppo lunga. Se ciò avviene, vuol dire che l’agenda dovrà essere rivista. E lo si potrà fare con planning più attento e aderente alla realtà del singolo poliambulatorio.

Per concludere quindi, l’automatizzazione dei processi genera un’elevata qualità percepita e la minimizzazione dei tempi d’attesa dei pazienti, i quali non potranno che sponsorizzare al meglio la nostra struttura ad altri innescando un passaparola rapido e virtuoso.

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a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria