I momenti di crisi portano spesso a guardare verso nuove prospettive o ad accelerare processi prima trascurati e che diventano improvvisamente fondamentali. Quello che è successo a seguito delle misure imposte dalla pandemia Covid-19 diventerà probabilmente un caso di scuola. Il distanziamento di sicurezza ha obbligato a ripensare il lavoro e a dare un impulso decisivo alla digitalizzazione, non solo nell’industria privata, ma anche nella Pubblica amministrazione, solitamente più lenta a recepire i cambiamenti in atto.
Nell’ultimo rapporto di Anitec-Assinform “Il digitale in Italia 2020” , Cesare Avenia (presidente Confindustria digitale) scrive nella prefazione che “In due mesi di lockdown, imposto dall’emergenza da Cov-Sars2, l’Italia ha fatto quel salto culturale che non era riuscita a compiere negli anni passati. La trasformazione digitale delle attività economiche, della PA, del sistema sanitario, di quello dell’istruzione, ha le potenzialità per far diventare l’Italia più semplice, più efficiente e performante”.
Se ciò è vero in generale è ancora più rilevante nel settore sanitario, quello maggiormente messo alla corda dall’epidemia, sia nel settore pubblico sia in quello della sanità privata.
È questo dunque un momento cruciale nel quale valutare lo stato di salute del proprio poliambulatorio e una grande occasione per rilanciare la propria attività.
Cinque domande per l’autovalutazione
Vi proponiamo dei quesiti per valutare e, se necessario, migliorare, i propri processi organizzativi e amministrativi:
1. Il nostro poliambulatorio è abbastanza “smart” per i nostri pazienti?
2. È in grado di soddisfare le esigenze di comunicazione anche al di fuori delle visite programmate?
3. È in grado di gestire attività di controllo da remoto e di supporto medico online?
4. È in grado di gestire le problematiche legate alla fatturazione elettronica?
5. È in grado di ottimizzare tutta la gestione contabile, di magazzino e di interazione con lo studio del commercialista?
Proviamo a capire perché questi punti sono importanti e come sfruttarli al meglio nella gestione del vostro poliambulatorio.
La digitalizzazione al servizio dei pazienti
Se, da un lato, abbiamo assistito in questa fase alla diffusione dello smart working e delle attività di telemedicina, teleconsulto o monitoraggio dei pazienti da remoto, dall’altro il massiccio ricorso alle tecnologie digitali ha reso anche il singolo cittadino più pronto a sfruttare le loro potenzialità.
La dematerializzazione delle prescrizioni mediche è un esempio di come la digitalizzazione può semplificare la vita dei pazienti e dei loro familiari, ma in questa direzione, come i clienti di CGM XMEDICAL potrebbero testimoniare, si può fare molto di più.
Vediamo allora quali possono essere gli aspetti da valutare e, se necessario, migliorare nell’amministrazione del proprio poliambulatorio per venire incontro alle esigenze dei propri pazienti e aumentarne quindi la fidelizzazione.
• Comunicazione con il paziente
• Front office virtuale
• Programmazione e gestione delle prestazioni
• Supporto medico online
• Prestazioni di telemedicina
• Pagamenti
• Fatturazione
Curare ogni dettaglio in funzione del paziente
Può sembrare banale, ma il primo approccio e la facilità di entrare in contatto con chi dovrà prendersi cura della propria salute è il primo passo per la soddisfazione di un paziente. Quante volte è capitato di cercare un altro laboratorio analisi o centro di diagnostica per immagini solo perché il telefono risultava occupato o, peggio ancora, diffondeva musichette a oltranza.
Garantire la possibilità, ad esempio, di non dover necessariamente telefonare (ovviamente in orari di apertura) per fissare o spostare un appuntamento, ma poterlo fare semplicemente accedendo a un portale sul web, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 è una funzione già prevista dal software gestionale CGM XMEDICAL.
Il software, infatti, integra un completo e innovativo sistema di comunicazione: dal centralino telefonico voip alla rete virtuale privata su pc locali, con la possibilità di gestire videoconferenze o semplici chat video.
Quest’ultima funzione consente, ad esempio di stabilire una comunicazione diretta tra medico e paziente, migliorando l’esperienza del controllo medico a distanza, particolarmente utile per i pazienti cronici che debbano effettuare prestazioni di controllo senza la necessità della presenza “fisica” del medico”.
Questa modalità è particolarmente utile per i pazienti con ridotta mobilità che, collegandosi da casa con la struttura sanitaria, non ha alcuna necessità di assistenza o di accompagnamento, alleggerendo quindi anche il carico familiare dei caregiver.
Un teleconsulto, o qualsiasi prestazione di telemedicina, possono essere gestiti, al pari di qualsiasi altra prestazione “in presenza”, richiedendo un appuntamento. Il giorno prefissato l’utente si collegherà alla piattaforma per fruire della prestazione e successivamente pagherà online ricevendo poi la fattura elettronica.
Fattura elettronica: i nuovi obblighi
Un discorso più approfondito merita la fatturazione elettronica anche in considerazione dell’obbligo, scattato dal 1° luglio di quest’anno per medici specialisti, poliambulatori, centri fisioterapici e di diagnostica strumentale, e per tutte le strutture sanitarie private di accettare pagamenti con carte di credito o di debito, emettendo contestualmente lo scontrino elettronico.
La normativa sulla fattura elettronica, introdotta dal 1° gennaio del 2019, ha portato le aziende a fare i conti con la digitalizzazione di una serie di processi, creando non poche difficoltà agli imprenditori sprovvisti di adeguati software gestionali.
Nel settore della sanità privata, inoltre, la situazione è stata complicata da alcune peculiarità di questo comparto. Ad esempio la fattura elettronica è obbligatoria in diversi casi, ma assolutamente vietata (almeno fino a tutto il 2020) per le prestazioni sanitarie rese alle persone fisiche. In questo caso è infatti evidente la delicatezza di affidare dati sensibili al sistema informatico.
Queste prestazioni devono essere documentate con fatture in formato cartaceo o in formato elettronico, ma senza utilizzare il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate come canale di invio. Sono invece obbligatorie, ai fini della dichiarazione dei redditi precompilata, la memorizzazione e la trasmissione di tutti i corrispettivi giornalieri al sistema Tessera Sanitaria (TS) mediante memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati.
L’obbligo della fattura elettronica è valido, invece, per tutte le situazioni in cui non vi sia la necessità di riservatezza, ad esempio nelle visite per idoneità agonistica fatturate direttamente a una società sportiva o a visite di medicina del lavoro fatturate direttamente a un’azienda o anche per servizi accessori a quelli sanitari.
L’amministrazione deve essere in grado di gestire queste specificità, senza dimenticare tutta la parte relativa alle fatture “passive” da parte dei fornitori di beni o servizi, dai consumabili per la strumentazione ai servizi di pulizia o guardiania, che ovviamente utilizzano il Sistema di Interscambio.
L’importanza di un software gestionale sanitario
A questo punto sembra evidente l’utilità di un programma informatico che garantisca in modo semplice ed efficace l’intero processo di fatturazione elettronica.
Il gestionale poliambulatorio CGM XMEDICAL rappresenta quindi un’ottima scelta per gestire tutte le problematiche connesse con i processi di fatturazione. Il software verifica la correttezza della scheda paziente e del codice fiscale e consente la trasmissione, conservazione ed emissione delle fatture che, come abbiamo visto, nella gran parte dei casi vanno emesse in analogico o in formato elettronico, ma senza utilizzare lo SDI. Il software determinerà automaticamente la tipologia di dato da trasmettere al sistema Tessera Sanitaria, permettendo comunque la possibilità di modificare o cancellare fatture e pagamenti dei pazienti.
CGM XMEDICAL è in grado di automatizzare il processo, garantendo al paziente la tutela della sua privacy. Inserendo i dati, o leggendo la tessera sanitaria con uno scanner, viene generata la fattura del cliente. Il processo prevede il controllo della correttezza formale del file, la firma digitale del documento e, a seconda del tipo di prestazione, l’invio al Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate, o soltanto la memorizzazione e la trasmissione al sistema Tessera Sanitaria.
Totalmente automatizzata anche la procedura per le fatture passive ricevute dal Sistema di Interscambio. Il sistema le riceve, le gestisce automaticamente interfacciandole con un modulo di carico e scarico del magazzino e con l’aggiornamento dell’inventario e dello scadenzario dei pagamenti, e le archivia nella piattaforma, senza alcun limite di numero e con la garanzia contrattuale di conservarle a norma di legge. CGM XMEDICAL prevede, infine, anche l’interfaccia con il software gestionale del commercialista, ottimizzando l’intero processo di contabilità del centro.
Siamo dunque convinti che l’emergenza coronavirus abbia costretto molte attività a rivalutare i propri processi interni e di amministrazione con l’obiettivo di trovare soluzioni per una rapida ripartenza.
Nell’ambito della sanità privata, anche in considerazione della sempre maggior dimestichezza dei cittadini con i mezzi informatici, incrementare e accelerare il processo di digitalizzazione dell’intera attività amministrativa dotandosi di un software gestionale come CGM XMEDICAL è senz’altro un ottimo punto di partenza per il rilancio del proprio poliambulatorio.
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