Il poliambulatorio e la fatturazione elettronica: cosa fare?

L’obbligo di fatturazione elettronica (e di scontrino digitale) per le imprese della sanità privata e per i poliambulatori rappresenta una importante occasione per un deciso cambio delle procedure organizzative: diventa indispensabile pertanto dotarsi di un software gestionale per l’invio al Sistema TS, per la compilazione del 730 e la gestione dell’intero processo di fatturazione digitale.

Il poliambulatorio e la fatturazione elettronica: cosa fare?
gestione fatturazione elettronica

Le fatture elettroniche sono state introdotte a partire dal 1° gennaio 2019.

Grazie a questo nuovo sistema digitale l’intero processo della fatturazione è stato rivoluzionato: dalla raccolta dei dati per la compilazione del documento contabile, alla sua emissione, invio, accettazione e registrazione da parte del cliente, fino alla necessaria conservazione per dieci anni.

Inizialmente le aziende hanno incontrato notevoli problemi, legati alla fisiologica resistenza ad ogni novità e, in particolare, alla digitalizzazione dei processi organizzativi. Gli imprenditori che hanno optato per i migliori software gestionali sul mercato, sono rapidamente usciti dalle prime difficoltà, contribuendo ad accelerare la diffusione di questo meccanismo che, una volta metabolizzato, ha prodotto indubbi risultati positivi, sia nella lotta contro l’evasione fiscale, come dimostrano i dati sull’emersione del gettito, sia nella velocizzazione del sistema di elaborazione ed archiviazione amministrativa.

Le imprese esentate dalle fatturazioni elettroniche

Stando ai dati dell’Agenzia delle Entrate i soggetti esentati dall’obbligo di fatturazione elettronica nel 2019 sono stati circa 2,2 milioni. Non si tratta solo di medici, farmacie e operatori sanitari (inclusi fisioterapisti, logopedisti e podologi, come chiarito da una circolare dell’Agenzia delle Entrate): nella categoria rientrano anche imprese o lavoratori autonomi in regime fiscale di vantaggio o forfettario; piccoli produttori agricoli; società sportive dilettantistiche; soggetti non residenti in Italia.

Al netto dei casi di esenzione, l’introduzione delle fatturazioni elettroniche risponde alla necessità di combattere in maniera più stringente l’evasione fiscale e le frodi Iva in modo particolare. In tal modo è possibile avere controlli in tempo reale sull’imposta versata e dichiarata e, di conseguenza, approntare interventi altrettanto immediati nei casi di operazioni sospette.

La E-fattura nel settore sanitario

Nel comparto della sanità privata ci sono molte peculiarità che hanno complicato un po’ le cose.

Come accennato, l’eccezione più vistosa riguarda l’esclusione dell’obbligo di fatturazione elettronica per le prestazioni sanitarie rese alle persone fisiche per l’anno 2019, poi prorogato anche per il 2020. L’esenzione (anzi, per la precisione, il divieto) riguarda anche le persone fisiche che non sono tenute all’invio dei dati al sistema Tessera Sanitaria (TS).
Un complesso insieme di norme per il quale un software sanitario come CGM XMEDICAL può rivelarsi una vera manna dal cielo. Oltre a garantire la conservazione sostitutiva della fattura per i 10 anni prescritti (consentendo all’autorità competente di svolgere controlli grazie al formato digitale), la soluzione gestionale, perfettamente integrata con i moduli di General Data Protection Regulation (GDPR), garantisce il rispetto della norma.

La logica sottostante appare infatti evidente, specie a seguito dei rilievi sollevati dal Garante della privacy: in linea con quanto prescritto dal GDPR in tema di tutela dei dati sensibili, non si possono affidare al sistema informatico delle informazioni riservate sullo stato di salute dei cittadini.

Il rischio è che possano essere involontariamente divulgate informazioni private sulla salute delle persone.

Sanità: i casi in cui è già obbligatoria

A riprova di questo assunto, l’emissione della fattura elettronica è invece obbligatoria in tutti i casi in cui la prestazione sanitaria non ha carattere di riservatezza, come ad esempio per i servizi di consulenza, le cessioni di beni o le attività di partecipazione a corsi di formazione.

Altri esempi? Nel caso in cui la prestazione venga erogata ai dipendenti di un’azienda (come per le visite di medicina del lavoro), il poliambulatorio è obbligato ad emettere la e-fattura a fare anche attenzione a non riportare i nominativi dei lavoratori.

O ancora: il fisioterapista ingaggiato da una squadra di basket, calcio o volley, oppure il medico per la visita sportiva, dovrà obbligatoriamente emettere fattura elettronica con riferimento alle prestazioni eseguite in favore di tutta la squadra.

Altri casi esemplificativi: un intervento di chirurgia estetica in clinica con ricovero in stanza privata; al paziente saranno emesse due fatture: una cartacea per la prestazione chirurgica e una digitale per la degenza, che andrà classificata con il codice AA (altre spese). Per la fattura relativa a degli extra sul vitto, l’ufficio amministrativo farà in modo da non evidenziare elementi che violino la privacy (ad es: un menu per diabetici).

Ultimo caso: se il paziente richiede una copia supplementare degli esami su formato digitale, la e-fattura va fatta oppure no? La risposta è affermativa. Si tratta di un servizio non sanitario.

fatturazione elettronica

Amministrazione del poliambulatorio: novità all’orizzonte

Dal 1° luglio 2020 medici specialisti, poliambulatori, centri fisioterapici e di diagnostica strumentale, e tutte le strutture sanitarie private dovranno accettare i pagamenti con carte di credito o di debito, emettendo contestualmente lo scontrino elettronico. Inoltre, sarà obbligatorio l’invio dei dati dei corrispettivi giornalieri e la trasmissione degli stessi al sistema Tessera Sanitaria (TS), al fine di predisporre in automatico la dichiarazione dei redditi precompilata (il così detto 730 precompilato). Tutto potrà così essere gestito con un’unica operazione.

Anche il mondo della medicina dovrà quindi adattarsi alla riforma; ma dovrà farlo con la massima attenzione: a seconda della tipologia di prestazione, infatti, l’emissione elettronica può essere necessaria, o possibile, o vietata.

Un gestionale poliambulatorio come CGM XMEDICAL rappresenta quindi una scelta molto saggia per coordinare in modo semplice, immediato e trasparente l’intero processo di fatturazione elettronica, attraverso una procedura univoca e completa. Il software verifica il data entry (ad esempio la correttezza della scheda paziente e del codice fiscale) e consente la trasmissione, conservazione ed emissione delle e-fatture, liberandosi così dei supporti cartacei e di tutti i relativi costi (carta, toner, spedizione, archiviazione, ecc.).

CGM XMEDICAL ha il merito di automatizzare il processo, rassicurando il paziente sulla tutela della sua riservatezza. Basta inserire i dati (o far leggere la tessera sanitaria da uno scanner ottico) e la fattura del cliente viene istantaneamente generata. Ma il processo non si limita a questo: il gestionale sanitario controlla la correttezza formale del file XML, firma digitalmente il documento imprimendo data e orario, invia la fattura al Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, attendere le necessarie notifiche e, in difetto, emette un alert, conserva i file in linea con la normativa vigente.

Anche le fasi per la dichiarazione dei redditi del paziente sono in automatico, con il deposito nel cassetto fiscale del contribuente e la trasmissione telematica della scheda spese sanitarie al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF). Una modalità semplice e trasparente che non richiede di dover reinserire i dati delle prestazioni, delle fatture e dei pagamenti.

La stessa procedura totalmente automatizzata riguarda anche le fatture passive, con la ricezione delle fatture dei fornitori dal Sistema di Interscambio, la loro registrazione diretta, la gestione automatica e archiviazione nella piattaforma. Il tutto senza alcun limite sul numero di fatture e la garanzia contrattuale sulla conservazione a norma di legge.

Infine, CGM XMEDICAL non soltanto gestisce la contabilità del Centro, ma si interfaccia con il gestionale del commercialista, con grande risparmio di tempo e denaro.

La digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione

Queste novità si inseriscono in una fase di trasformazione del settore sanitario in chiave digitale, nell’ambito del cambiamento generale che interessa la Pubblica amministrazione in conseguenza del progressivo snellimento della burocrazia. Tale “rivoluzione” vale miliardi di euro, tanto per la stessa Pa, quanto per le imprese: stando alle stime rese note di recente dal Politecnico di Milano, si tratta di 35 miliardi di euro nel primo caso e dieci miliardi in meno, nel secondo.

I numeri, sia pure sotto forma di stime, sono incoraggianti, ma l’Italia ancora non naviga speditamente, stando ai dati del Digital Economic and Society Index (Desi), ossia l’indice che misura lo stato di attuazione dell’Agenda digitale nei Paesi dell’Unione europea. Il Belpaese, infatti, si è fermato al gradino numero 24 su un totale di 28. Dopo L’Italia, ci sono solo Bulgaria, Romania, Grecia e Polonia.

La motivazione alla base del ritardo è da cercare nella scarsa diffusione delle competenze digitali, a dispetto della disponibilità di risorse in questo settore. Basti pensare che l’Europa ha garantito 1,65 miliardi di euro l’anno, nel periodo compreso tra il 2014 e il 2018 e che l’Italia ha speso meno del 16 per cento delle risorse, stando a quando evidenziato da “Il Sole 24 Ore”.

fatturazione elettronica

Il ruolo dei software gestionali

Un contributo alla digitalizzazione e ad un cambio di mentalità, lo possono dare i programmi gestionali. Come detto, la fatturazione elettronica è già stata resa obbligatoria nelle transazioni tra aziende (B2B) e hanno svolto un utile contributo al miglioramento della macchina burocratica del Fisco.

In Sanità, fatte salve le eccezioni elencate, nella maggioranza dei casi la fattura va emessa in analogico oppure in formato elettronico, ma senza utilizzare come canale di invio lo SDI (ma limitandosi all’invio ai clienti via email o pec).

Quando sarà obbligatorio, il software determinerà automaticamente la tipologia di dato da trasmettere al sistema TS 730, permettendo la modifica e la cancellazione di fatture e di pagamenti effettuati dai pazienti.

Giunti alla fine di questo articolo, confidiamo si possa comprendere meglio il perché è indispensabile affidarsi a soluzioni evolute e altamente performanti. Va infatti considerata anche la grande opportunità che si apre per le aziende sanitarie che avranno la lungimiranza di adottare il miglior gestionale per la fatturazione.

Con CGM XMEDICAL è possibile ottimizzare i processi e prendere il pieno controllo del proprio business.

In un apposito modulo di carico e scarico del magazzino, l’applicativo risulta perfettamente allineato con la ricezione della fattura passiva e del Documento di trasporto (DDT), con la loro archiviazione, e con l’aggiornamento dell’inventario e dello scadenzario dei pagamenti. Inoltre questo software poliambulatori altamente performante gestisce l’agenda appuntamenti, ottimizza la gestione della sala d’attesa, propone strumenti di fidelizzazione della clientela, elabora statistiche, ecc.

Una soluzione ideale per rilanciare la propria amministrazione e l’intera attività del poliambulatorio.

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a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria