Studi medici, poliambulatori e strutture sanitarie hanno ancora del tempo prima di doversi uniformare al sistema della fatturazione elettronica, stando a quanto si evince dall’ultima Legge di bilancio.
Per l’anno 2021 è stato infatti prorogato l’obbligo di emissione del documento fiscale digitale, così come era già avvenuto nel 2020 e nel 2019, con riferimento alle prestazioni sanitarie erogate alle persone fisiche.
La buona notizia per le aziende del settore è che, magari con l’aiuto di un software gestionale adeguato, c’è quindi tutto il tempo per arrivare preparati a questo importante appuntamento amministrativo che ha già investito praticamente tutti gli altri comparti dell’economia italiana.
Un problema di privacy, al momento, inaggirabile
La motivazione di questa ulteriore proroga del Parlamento è da ricondurre alla difficoltà di garantire adeguata riservatezza ai contribuenti, relativamente alle informazioni che il documento in formato digitale deve necessariamente contenere; vale a dire indicazioni sulla tipologia di visita specialistica alla quale si è sottoposto, o le terapie o il trattamento terapeutico effettuato, o i farmaci prescritti. Tutte indicazioni dalle quali è facile desumere la patologia di cui il soggetto soffre o, più in generale, le condizioni di salute della persona alla quale è associato il codice fiscale individuale che riceve la fattura elettronica.
E in questo senso c’è già stata una pronuncia del Garante della privacy: questi delicatissimi “dati sensibili” non possono essere liberamente immessi nel sistema di interscambio informatizzato gestito dall’Agenzia delle Entrate. Chiunque potrebbe (anche legittimamente) accedere a dati personali riservati, e questo è vietato.
Finché non si troverà una soluzione tecnica in grado di garantire la protezione e il massimo rispetto della privacy, le prestazioni sanitarie alle persone fisiche dovranno continuare ad essere fatturate alla vecchia maniera, cioè con una documentazione cartacea che resta in possesso del solo studio medico (oltre che del suo commercialista) e del paziente.
Fattura elettronica: in alcuni casi è obbligatoria
È comunque evidente a tutti che siamo davanti all’ultima occasione per adeguarsi. Dal prossimo anno anche lo studio medico, l’ambulatorio specialistico, la casa di cura o il poliambulatorio dovranno entrare nel sistema della e-fattura, così come hanno già fatto tutte le altre aziende nazionali.
Ma già oggi, in specifiche situazioni, l’emissione del documento digitale deve essere usato per Legge. In particolare in quei casi in cui la fatturazione da parte dell’azienda sanitaria non vìola la riservatezza del dato sensibile. Vediamo alcuni esempi:
1. per servizi di consulenza ad altre aziende (in ambito Business to Business la fattura elettronica è sempre obbligatoria);
2. nella vendita di attrezzature elettromedicali o altri beni;
3. nelle visite di medicina del lavoro (in questo caso va per forza emessa una fattura unica che non indichi i nominativi dei singoli lavoratori);
4. alle società sportive il fisioterapista o il medico dello sport emetterà fattura digitale (come nel caso precedente, senza indicare i nominativi dei singoli atleti);
5. nel caso di partecipazione a corsi di formazione o di aggiornamento professionale organizzato dall’impresa;
6. per tutti i servizi che non hanno a che vedere con la sanità in senso stretto (ad esempio, la tariffa per una degenza in stanza privata o costi sul vitto o altri extra di tipo logistico), oppure per servizi di tipo amministrativo (come il costo per il duplicato della cartella clinica al momento delle dimissioni).
Anno 2022. Parola d’ordine? Farsi trovare pronti
A questo punto è importante investire il tempo che si ha disposizione per non farsi trovare impreparati quando entrerà in vigore l’obbligo della fattura dematerializzata. È questo uno dei casi in cui vale la pena non rinviare a domani, quel che si può fare oggi.
Ma in che modo? La risposta arriva alla tecnologia perché un buon software gestionale sanitario è in grado di fornire un contributo prezioso per ottimizzare i processi, senza rallentare l’ordinaria attività degli studi medici.
Solitamente le attività di questo tipo, vengono affidate al personale di segreteria già alle prese con una serie di incombenze giornaliere. Bisognerà, quindi, evitare il rischio di sovraccaricare i dipendenti. Ecco perché è importante il supporto di un programma dedicato.
Già da diversi mesi è stato introdotto l’obbligo di accettazione di bancomat e carte di credito con contestuale emissione dello scontrino elettronico e invio al sistema della Tessera Sanitaria (TS), che contribuisce alla compilazione automatica della dichiarazione (modello 730 precompilato).
Le strutture che non hanno ancora provveduto ad adeguarsi, possono provare un gestionale come CGM XMEDICAL.
I software gestionali in aiuto della digital transformation
Oltre ad emettere il documento fiscale elettronico i migliori software conservano memoria di tutte le transazioni fiscali per dieci anni.
Le procedure sono decisamente semplificate e completamente in linea con le severe prescrizioni del General Data Protection Regulation (GDPR).
Il rischio di perdere dati sensibili, e incorrere in sanzioni (anche penali), con un gestionale di qualità vengono di fatto azzerate.
Ci si libera definitivamente di tantissima carta e dei costi connessi, dalle stampanti agli archivi alle spese di spedizione.
Tutte le previsioni indicano che anche la fiscalità del settore medico procederà nel solco della tracciabilità, considerata necessaria per stanare le zone d’ombra dell’evasione ed elusione fiscale.
Che ci piaccia o meno, occorre quindi automatizzare i processi amministrativi:
1. censire i pazienti in maniera rapida e riservata;
2. avere una verifica automatica di correttezza formale dei documenti;
3. introdurre la firma digitale nel trattamento di questa documentazione;
4. gestire invio e ricezione di fattura elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SDI);
5. integrarsi in maniera automatica e istantanea con un adeguato software gestionale come CGM XMEDICAL.
La tecnologia rappresenta pertanto per lo studio medico e il poliambulatorio una scelta obbligata che fornisce una soluzione efficiente per coordinare non solo il processo amministrativo ma anche l’organizzazione più in generale.
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