Fattura Elettronica e POS: come ottimizzare i pagamenti di uno studio medico

Si sta diffondendo sempre più l’idea di eliminare l’uso del contante nei pagamenti sia per motivi di sicurezza che per la tracciabilità delle transazioni. Anche il settore medico sta abbracciando questa trasformazione. Vediamo come la fatturazione elettronica e i pagamenti cashless possono aiutare uno studio medico a snellire la gestione amministrativa e offrire servizi più veloci ai pazienti.

Fattura Elettronica e POS: come ottimizzare i pagamenti di uno studio medico
Fatture elettroniche e pagamenti cashless per medici

La trasformazione digitale ha portato cambiamenti significativi nel modo in cui gestiamo i pagamenti, con un crescente interesse verso soluzioni cashless. I pagamenti digitali non solo sono più veloci e sicuri, ma anche tracciabili, caratteristica che può servire a tracciare meglio le prestazioni offerte nel proprio studio medico.

Il settore medico sta abbracciando questa evoluzione, puntando a rendere digitali anche i pagamenti delle prestazioni sanitarie. In questo contesto, la fatturazione elettronica e l’uso di POS (Point of Sale) emergono come strumenti chiave.

La fatturazione elettronica rappresenta una rivoluzione nella modalità di emissione delle fatture, sostituendo il tradizionale documento cartaceo con un processo digitale.

Questo nuovo approccio implica un inoltro telematico: la fattura elettronica è un “flusso di dati” che inizia dal mittente, dove si genera un file in formato XML, per poi attraversare un sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate, che verifica la validità dei dati inseriti e recapita la fattura elettronica al destinatario, tramite il suo indirizzo telematico o PEC.

Al termine del ciclo, il sistema di interscambio fornisce al mittente una “ricevuta di avvenuto recapito” a conferma del successo dell’operazione.

Vantaggi dell'uso della fatturazione elettronica per i medici

L’utilizzo della fatturazione elettronica offre numerosi benefici per uno studio medico, tra cui:

  • l’esonero dagli obblighi di memorizzazione e trasmissione dello Spesometro;
  • la priorità nei rimborsi IVA in caso di credito maturato;
  • tempi più brevi negli accertamenti fiscali;
  • inoltre, trattandosi di una procedura completamente digitale, si azzerano i costi per stampa, imbustamento e spedizione delle fatture cartacee.

Quando i medici devono emettere fattura elettronica?

Medici e personale sanitario sono tenuti all’emissione delle fatture elettroniche per le prestazioni sanitarie fornite a centri medici, aziende sanitarie, associazioni, cooperative o Pubblica Amministrazione, e per tutte le prestazioni che, pur non avendo carattere sanitario, includono servizi di formazione, consulenza o cessione di beni a persone fisiche o aziende.

La proroga all’obbligo di fattura elettronica nel 2023

La fattura elettronica, inizialmente prevista per essere obbligatoria a partire da gennaio 2023, ha subito un’ulteriore proroga, in base a quanto stabilito dal Consiglio dei Ministri, con il Decreto Milleproroghe, approvato il 21 dicembre 2022.

Per la fatturazione elettronica delle prestazioni sanitarie, nel 2023 il punto cruciale è stato ancora la necessità di garantire la protezione adeguata dei dati dei pazienti, in conformità alle normative sulla privacy, come il GDPR.

Cos'è il POS e come funziona

Il POS (Point of Sale/Payment) è un metodo di pagamento basato su un dispositivo elettronico che consente di pagare un prodotto o un servizio, tramite carte di credito, debito e prepagate, leggendo il chip di cui è dotata la carta.

Il personale di segreteria dello studio medico deve solo far passare la carta del paziente sul lettore: il dispositivo si connette alla banca emittente che autorizza o meno la transazione in tempo reale. Lo scontrino viene quindi emesso per attestare l’avvenuto pagamento.

Accettare sistemi di pagamento elettronici migliora notevolmente l’esperienza dei pazienti, che possono saldare il dovuto velocemente e senza prelevare denaro contante.

Inoltre, grazie ai pagamenti tracciabili lo studio incassa le somme direttamente sul conto corrente, evitando rischi di furti o smarrimenti.

Una soluzione efficace per ottimizzare i processi di pagamento negli studi medici è quella di dotarsi di un software gestionale.

Il gestionale consentirà di emettere e ricevere fatture digitali in modo facile e veloce e di registrare i pagamenti, gestendo in modo automatico la contabilità e la fatturazione passiva del centro medico.

I medici, inoltre, potranno gestire le fatture ricevute dai propri fornitori per l’acquisto di beni e servizi necessari all’attività dello studio. Gestire digitalmente le fatture passive (ovvero quelle che si ricevono) comporta significativi vantaggi, primo tra tutti la possibilità di importare automaticamente i dati contabili nel registro IVA e ottenere una completa tracciabilità delle spese sostenute.

Ottimizzare i pagamenti con un software gestionale per studi medici permette, quindi, di:

  • agevolare l’inserimento delle fatture: il software importa in automatico i dati della fattura elettronica in formato XML ed è in grado di inviarla al sistema.
  • avere tutto sotto controllo: i pagamenti ricevuti e quelli effettuati vengono contabilizzati e monitorati in tempo reale, per una visione a 360° dei flussi economici dello studio medico.
  • migliorare la gestione di clienti e fornitori: l’archivio anagrafico di pazienti, Aziende Sanitarie e altre controparti consente di mantenere facilmente aggiornati i dati e relazionarli alle fatture.
  • gestire le fatture passive: il software riceve in modo automatico le fatture elettroniche dai provider sanitari, importandone i contenuti.
  • avere la firma digitale incorporata: appone legalmente la firma elettronica qualificata alle fatture in uscita, per una produzione e trasmissione sicura.
  • velocizzare l’incasso delle parcelle per le prestazioni sanitarie, attraverso i pagamenti con carte contactless o app di mobile banking.

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Data: 21.07.2021
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