I vantaggi di un’agenda digitale per il tuo poliambulatorio

Una delle funzioni indispensabili per un software gestionale sanitario che si rispetti è quella che consente di fissare, spostare, cancellare gli appuntamenti in maniera rapida e intuitiva. In una sola parola: digitale.

I vantaggi di un’agenda digitale per il tuo poliambulatorio
agenda del medico

L’esigenza prioritaria di poliambulatori, studi medici, centri diagnostici, di fisioterapia e riabilitazione, è di avere a portata di mano un tool “agenda” immediato e user friendly (soprattutto in mobilità), che consenta l’accesso alla ricerca automatica delle disponibilità o di gestire direttamente il planning delle risorse.
Si tratta di funzionalità rapide ed intuitive per la prenotazione di ogni tipo di prestazione specialistica, che agevolano allo stesso tempo l’interazione con i pazienti.
In questo modo, è facile evitare i rischi fatali per l’immagine della struttura: gli assembramenti al banco di accettazione, errori di orario o data, lunghe attese prima di essere ammessi alla prestazione sanitaria.

Calendario: come gestire le disponibilità

Qual è la “prima data utile”? è questa la più frequente richiesta dei pazienti che devono prenotare un ciclo di cure.
Con CGM XMEDICAL si possono ricercare i giorni e le fasce orarie disponibili per le prenotazioni, dettagliando le prestazioni e i relativi tempi di esecuzione.

Si può effettuare la ricerca in base ad una singola prestazione per avere la prima disponibilità per specifica prestazione e/o per singolo specialista, impostando le ricerche seguendo le richieste del paziente, come ad esempio la fascia oraria e il luogo dell’ambulatorio in cui recarsi.
È possibile anche fissare l’intervallo di tempo tra una prestazione e l’altra e la durata totale del ciclo di prestazioni, in modo da pianificare l’intero percorso di cura.

Agenda organizzata: tutte le agende a portata di click

L’addetto all’accettazione di un poliambulatorio medico o di altra struttura sanitaria complessa (ad esempio, un centro di fisioterapia e riabilitazione) deve poter gestire l’agenda di tutti i componenti del team. Una pianificazione da portare avanti senza errori, perché per ogni singola scivolata, con un drammatico effetto domino, verrebbe meno l’intera programmazione delle prestazioni erogate.
Ecco perché è necessario un planning efficiente.

Il planning di CGM XMEDICAL semplifica la modalità di prendere appuntamenti: visualizza l’agenda e sovrappone più calendari per controllare la disponibilità di diversi medici contemporaneamente. Si può prenotare un nuovo appuntamento con un semplice click nell’orario definito oppure modificare, spostare ed eliminare la prenotazione.

È perfetto anche per prenotare un intero ciclo di cure, sfruttando le potenzialità del copia-incolla appuntamenti ed attribuendo colori diversi alle diverse agende per riservare fasce orarie a specifiche prestazioni. A questo punto si potrà selezionare direttamente l’appuntamento per confermarlo e procedere poi alla fatturazione, calcolando l’onorario dei diversi medici.

Facilitare la vita dell’utente

Ogni intervento che migliora l’esperienza del nostro cliente va a vantaggio della struttura. Un esempio è la procedura di accesso. Con il check-in online, sfruttando i dati già inseriti nel sistema nel momento della prenotazione, il paziente non dovrà ripetere tediose pratiche di riconoscimento.

Un classico ostacolo è costituito dalle prenotazioni di uno o più cicli di cure mediche, da incastrare con gli impegni del paziente e con quelli dell’intero team medico del poliambulatorio.
Appuntamenti che vanno a distribuirsi su un arco di tempo lungo, anche diversi mesi, con la necessità di verificare la disponibilità di medici, assistenti, macchinari. Come fare?
La nuova gestione del planning di CGM XMEDICAL è studiata per consentire di avere sotto controllo, in unica schermata, tutte le risorse e le variabili, sia le risorse umane sia quelle tecniche, indispensabili per organizzare le terapie.

È lo stesso sistema a suggerire automaticamente le risorse richieste per poter erogare ogni singola prestazione, oltre a proporre le combinazioni migliori in cui fissare i diversi appuntamenti.
In questo modo saranno ridotti i tempi di attesa del paziente ottimizzando tutte le risorse implicate nel processo. Il nuovo planning consente quindi di gestire nel modo più efficiente possibile spazi e attrezzature, anche se condivise.

Il tutto in un’unica schermata. Più comodo di così!

Comunicazione col paziente: si deve, si può!

Il buco inaspettato è il terrore di ogni receptionist di un poliambulatorio medico. Si “tira dietro” disorganizzazione, spreco di risorse, tempo sprecato. E infine, l’insoddisfazione del paziente.
Con CGM XMEDICAL si può offrire ai pazienti il servizio di invio automatico, tramite email o sms, di un promemoria sull’appuntamento, con la possibilità di disdire automaticamente l’impegno.
Nessuna scusa né dimenticanze: la gestione dell’agenda sarà ottimizzata nel dettaglio. Un servizio che potrà essere esteso anche all’invio di notizie, aggiornamenti o promozioni, per tenere sempre vivo il legame con il paziente, solleticando il suo senso di appartenenza ad un progetto condiviso che riguarda la sua salute e la qualità della sua vita in generale.

calendario digitale

Una buona pianificazione per l’efficienza della struttura e la soddisfazione del paziente

La capacità di gestire al meglio la pianificazione dell’agenda da parte di CGM XMEDICAL è fondamentale per garantire che il flusso di lavoro all’interno della struttura, sia essa un poliambulatorio o un centro di fisioterapia e riabilitazione, proceda senza intoppi e nel miglior modo possibile, garantendo, da un lato, il massimo rapporto possibile tra qualità dei servizi erogati e impiego di risorse (umane e strumentali) e dall’altro la migliore soddisfazione del paziente. Tutto ciò è possibile tramite una serie di possibilità offerte da CGM XMEDICAL:

• Programmazione o ottimizzazione del tempo
Con le tecnologie oggi disponibili, è incomprensibile e ingiustificabile che gli appuntamenti debbano continuare ad essere gestiti “manualmente”. Qualcuno si spinge a trasferire su Google Calendar o altri strumenti gratuiti la prenotazione giunta al telefono o alla reception, ma l’efficienza generale non ne trae grande beneficio. CGM XMEDICAL dispone di un’agenda digitale multivariabile che permette di stabilire un appuntamento in base alle risorse disponibili nella struttura sanitaria (macchinari, stanza e operatore che offre una determinata prestazione) garantendo di evitare sovrapposizioni di appuntamenti o confusioni di qualsiasi tipo. Non solo si risparmia molto tempo, ma si possono anche ridurre significativamente i costi e gestire efficacemente le richieste di cambio di prenotazione da parte dell’utente o impreviste indisponibilità della struttura.

• Promemoria appuntamenti e customer care
Il software aiuta i Pazienti a ricordare il loro appuntamento. È dotato infatti di un sistema di messaggistica automatico che invia un’email e un sms a ridosso del loro impegno con il loro poliambulatorio. Anche la pianificazione di cicli di cura è semplificata, in base alla disponibilità del paziente. Si tratta di attività che ottimizzano il tempo e, nel contempo, danno all’utente la sensazione molto concreta di essere al centro dell’attenzione.

• Pianificazione online
Grazie all’interazione con la app XINFO, oltre all’invio dei reminder e conferma (via telefono, email o sms), il paziente potrà richiedere un appuntamento direttamente online. Non è una funzione che utilizzeranno tutti gli utenti, visto che molti continueranno a prediligere il contatto interpersonale. Ma si tratta comunque di una funzione che è necessario iniziare ad implementare per venire incontro alle esigenze dei segmenti di mercato più all’avanguardia.

• Pianificazione dinamica
Con un solo click è possibile spostare gli appuntamenti nei vari giorni. Paziente assente? La funzione “Appuntamenti sospesi” di CGM XMEDICAL permetterà di “congelare” l’appuntamento e di aiutare la segreteria a ripianificarlo.

• Calendario con codice colore
Ogni appuntamento, in base alle sue caratteristiche e alle risorse coinvolte, viene catalogato con dei colori diversi, in modo tale da essere facilmente riconoscibile. Un vantaggio notevole quando si lavora sotto pressione.

• Moduli di assunzione del paziente
Con la digitalizzazione dei moduli di assunzione tutto è più veloce e ordinato. Niente può essere perduto con un archivio digitale velocemente consultabile. Dall’anamnesi alle terapie, la storia clinica del Paziente è sempre a disposizione del Medico o dell’operatore sanitario.

Centralità della variabile “tempo”

Ma l’ottimizzazione del tempo è relativa solo al sistema di gestione degli appuntamenti? Ovviamente no, perché un software sanitario di qualità è capace anche di gestire internamente le funzioni relative a fatturazioni e pagamento, anziché esternalizzarle. In CGM XMEDICAL, per esempio, la funzione relativa alla fatturazione elettronica risulta efficace sia per le azioni di business-to-business, sia per la ricezione di fatturazione elettronica passiva che, di conseguenza, permette un controllo più intelligente delle scorte.

Inoltre, il modulo di fatturazione e amministrazione dispone di una serie di interessanti funzioni:

• Verifica assicurativa
• Gestione sinistri
• Reclami senza carta
• Fatturazione automatizzata
• Dichiarazioni del paziente
• Elaborazione della carta di credito

Tutti questi servizi sono estremamente utili all’azienda. Ma è la positiva percezione dell’esperienza del paziente uno dei maggiori obiettivi che il software si pone. Ne è un esempio l’accessibilità delle schede o cartelle dei pazienti.

Grazie al software gestionale è possibile accedere facilmente alle informazioni dei pazienti come anamnesi, farmaci, diagnosi, allergie e altro. Piuttosto che dover passare al setaccio documenti per trovare i dati del singolo utente, l’operatore (se autorizzato) può accedere a queste informazioni sensibili con un click e, dunque, migliorare considerevolmente il monitoraggio dei pazienti, oltre che mantenere alta la soddisfazione degli stessi durante il ciclo di cura.

CGM XMEDICAL è, in definitiva, il supporto ideale per l’ottimizzazione del tempo nell’ambito di un poliambulatorio, di un centro medico specialistico o di un centro di riabilitazione che consente, anche nella gestione del planning di andare incontro alle esigenze del paziente configurando liberamente le risorse e le prestazioni prenotabili e scegliendo il metodo di prenotazione più rapido e efficace.
Il planning sarà privo di sbavature e i pazienti saranno soddisfatti.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria
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