Come organizzare il flusso lavorativo di un poliambulatorio

Uno dei fattori chiave per il successo di un’organizzazione sanitaria è la cooperazione: riuscire cioè a coniugare l’entusiasmo dello staff con la migliore “customer experience” dei pazienti.

Come organizzare il flusso lavorativo di un poliambulatorio

Ciascun poliambulatorio, centro diagnostico o struttura sanitaria in generale ha delle caratteristiche uniche e irripetibili che dipendono dal contesto economico, sociale e culturale in cui sono immersi. Non è quindi facile proporre delle soluzioni generiche, valide in ogni ambito.

La gestione di un ambulatorio medico-specialistico, così come l’organizzazione di uno studio medico di Medicina Generale è prima di tutto una complessa sfida imprenditoriale, soprattutto per il gran numero di aspetti da tenere sotto controllo:

  • adempimenti amministrativi, logistici e legali;
  • organigramma aziendale;
  • volumi di accessi giornalieri e gestione dei processi organizzativi.

 L’obiettivo di fondo di questo sforzo organizzativo è di garantire ai propri pazienti la migliore esperienza possibile, la cosidetta customer experience.

Cosa cerca il paziente

La domanda di salute è certamente ciò che porta il paziente ad affidarsi a una struttura sanitaria privata: ciò che si aspetta è di ottenere risposte diagnostiche o cliniche qualificate, in un ambiente sereno e professionale.
Per ottenere questo risultato, ci sono alcuni punti chiave da garantire ogni giorno:

  • Semplicità nella prenotazione
  • Tempistica delle prestazioni
  • Gestione degli imprevisti
  • Tempi di attesa
  • Facilità di comunicazione

I compiti dello staff

Il personale del poliambulatorio deve garantire la sincronia tra tutti i processi organizzativi aziendali, preoccupandosi di gestire quotidianamente:

  • L’agenda degli appuntamenti
  • La sala d’attesa
  • L’occupazione degli spazi e degli strumenti medicali
  • Il rapporto con i medici specialisti
  • Le procedure di archiviazione dei dati
  • La massima compliance al GDPR

In base alla frequenza delle richieste, alla sua eventuale stagionalità e alle attese dei pazienti, bisognerà programmare le giornate tenendo in considerazione modalità e tempi d’erogazione.

Pianificare i carichi di lavoro

Instaurare un rapporto equilibrato e sincero con i propri dipendenti è fondamentale in tutte le attività imprenditoriali, ma nel settore sanitario è davvero decisivo.

Tuttavia, come detto, non esiste un perfetto modello organizzativo per il poliambulatorio.
Un consiglio semplice ma sempre valido è quello di definire le priorità della giornata, focalizzandosi poi su un’attività per volta. Pianificare al meglio il lavoro, migliorando l’efficienza e la produttività, gestendo bene i tempi e i carichi di lavoro.

E in questo può essere di grande supporto l’utilizzo di un software gestionale per poliambulatorio, in grado di assistere in maniera decisiva il personale in tutte le attività, dalla prenotazione fino alla fatturazione e trasmissione delle spese al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema Ts).

La sinergia dunque tra tecnologia e professionalità del team può aiutare a ridurre lo stress e la fatica del personale, migliorando l’efficienza, a tutto vantaggio del servizio reso ai propri pazienti.

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Data: 21.07.2021

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