Come organizzare il flusso lavorativo di un poliambulatorio

Uno dei fattori chiave per il successo di un’organizzazione sanitaria è la cooperazione: riuscire cioè a coniugare l’entusiasmo dello staff con la migliore “customer experience” dei pazienti.

Come organizzare il flusso lavorativo di un poliambulatorio

Ciascun poliambulatorio, centro diagnostico o struttura sanitaria in generale ha delle caratteristiche uniche e irripetibili che dipendono dal contesto economico, sociale e culturale in cui sono immersi. Non è quindi facile proporre delle soluzioni generiche, valide in ogni ambito.

La gestione di un ambulatorio medico-specialistico, così come l’organizzazione di uno studio medico di Medicina Generale è prima di tutto una complessa sfida imprenditoriale, soprattutto per il gran numero di aspetti da tenere sotto controllo:

  • adempimenti amministrativi, logistici e legali;
  • organigramma aziendale;
  • volumi di accessi giornalieri e gestione dei processi organizzativi.

 L’obiettivo di fondo di questo sforzo organizzativo è di garantire ai propri pazienti la migliore esperienza possibile, la cosidetta customer experience.

Cosa cerca il paziente

La domanda di salute è certamente ciò che porta il paziente ad affidarsi a una struttura sanitaria privata: ciò che si aspetta è di ottenere risposte diagnostiche o cliniche qualificate, in un ambiente sereno e professionale.
Per ottenere questo risultato, ci sono alcuni punti chiave da garantire ogni giorno:

  • Semplicità nella prenotazione
  • Tempistica delle prestazioni
  • Gestione degli imprevisti
  • Tempi di attesa
  • Facilità di comunicazione

I compiti dello staff

Il personale del poliambulatorio deve garantire la sincronia tra tutti i processi organizzativi aziendali, preoccupandosi di gestire quotidianamente:

  • L’agenda degli appuntamenti
  • La sala d’attesa
  • L’occupazione degli spazi e degli strumenti medicali
  • Il rapporto con i medici specialisti
  • Le procedure di archiviazione dei dati
  • La massima compliance al GDPR

In base alla frequenza delle richieste, alla sua eventuale stagionalità e alle attese dei pazienti, bisognerà programmare le giornate tenendo in considerazione modalità e tempi d’erogazione.

Pianificare i carichi di lavoro

Instaurare un rapporto equilibrato e sincero con i propri dipendenti è fondamentale in tutte le attività imprenditoriali, ma nel settore sanitario è davvero decisivo.

Tuttavia, come detto, non esiste un perfetto modello organizzativo per il poliambulatorio.
Un consiglio semplice ma sempre valido è quello di definire le priorità della giornata, focalizzandosi poi su un’attività per volta. Pianificare al meglio il lavoro, migliorando l’efficienza e la produttività, gestendo bene i tempi e i carichi di lavoro.

E in questo può essere di grande supporto l’utilizzo di un software gestionale sanitario, in grado di assistere in maniera decisiva il personale in tutte le attività, dalla prenotazione fino alla fatturazione e trasmissione delle spese al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema Ts).

La sinergia dunque tra tecnologia e professionalità del team può aiutare a ridurre lo stress e la fatica del personale, migliorando l’efficienza, a tutto vantaggio del servizio reso ai propri pazienti.

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