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Gestire un poliambulatorio è una sfida complessa che richiede un’organizzazione impeccabile. I pazienti si aspettano processi di prenotazione semplici, tempistiche rapide e prestazioni di qualità; i medici della struttura richiedono una pianificazione anticipata delle visite e degli interventi e carichi di lavoro ben distribuiti; poi bisogna monitorare le prestazioni e la qualità dei servizi del poliambulatorio, adempiere agli obblighi amministrativi e legali, occuparsi della compliance alle normative vigenti (come il GDPR) e infine controllare che i costi e i ricavi siano quelli previsti.
Quali sono gli obiettivi del poliambulatorio?
Se il poliambulatorio è organizzato in modo efficiente, con processi e flussi di lavoro fluidi, riuscirà a raggiungere i suoi obiettivi principali, ovvero:
- fornire la migliore customer experience ai pazienti,
- migliorare efficienza e redditività della struttura,
- garantire la sicurezza e il benessere dei propri dipendenti.
Per capire come organizzare un poliambulatorio nel modo più efficiente, è necessario essere a conoscenza di una serie di processi organizzativi che assicurano la fluidità di lavoro tra medici, personale sanitario e pazienti.
Tra questi processi rientrano:
- La corretta organizzazione degli accessi giornalieri: una buona gestione degli accessi giornalieri della struttura consente di programmare al meglio le prestazioni dei medici specialisti, evitando sprechi di tempo e di risorse.
- L’agenda degli appuntamenti: la gestione degli appuntamenti dei pazienti è un processo cruciale per il poliambulatorio. Visite ed interventi devono essere pianificati in modo da rispettare sia le esigenze dei pazienti che quelle dei medici.
- La gestione della sala d’attesa: la sala d’attesa deve essere organizzata in modo tale da permettere ai pazienti di accedere in modo semplice e fluido, evitando che le tempistiche si dilatino.
- La gestione degli spazi e degli strumenti medicali: le stanze devono essere pulite e igienizzate e ad ogni paziente deve essere assegnata una stanza libera e provvista di tutti i comfort previsti dalla struttura; la strumentazione medica, d’altra parte, deve essere sempre idonea, disponibile e funzionante.
- La gestione dei medici della struttura: i medici specialisti di un poliambulatorio sono spesso collaboratori esterni, per questo è importante organizzare i loro appuntamenti assicurandosi che il carico di lavoro sia quello idoneo.
- L’archiviazione dei dati e la compliance al GDPR: i dati dei pazienti devono essere registrati in modo corretto, sicuro e nel pieno rispetto delle normative sulla privacy vigenti, in particolare il GDPR.
- L’amministrazione dei documenti contabili: oltre a registrare tutte le entrate e le uscite di denaro della struttura, è importante organizzare le fatture dei pazienti in modo ordinato ed emettere regolarmente report contabili e bilanci per valutare la situazione finanziaria del poliambulatorio.
La pianificazione delle attività di un poliambulatorio può presentare diversi problemi. Ad esempio, se gli accessi alla struttura non sono debitamente organizzati si possono verificare situazioni di sovraffollamento e congestione delle attività.
Una pianificazione inefficace delle risorse della struttura può, invece, comportare una sottoutilizzazione o sovrautilizzazione delle stesse, con conseguenti problemi di inefficienza e spreco di risorse. Dal punto di vista del personale medico, carichi di lavoro mal distribuiti possono generare malcontento e disaffezione.
Il furto di informazioni sensibili è un altro problema che si verifica con troppa facilità nelle strutture sanitarie e che potrebbe essere facilmente evitato utilizzando sistemi di archiviazione sicuri e aggiornando regolarmente software e hardware.
Appare chiaro che i flussi di lavoro che devono essere organizzati all’interno di un poliambulatorio sono numerosi e complessi e che i problemi di gestione sono frequenti.
Il modo migliore per evitare situazioni critiche che possono danneggiare la reputazione del poliambulatorio è quello di utilizzare un efficiente software per studi medici o poliambulatori.
Un software gestionale per poliambulatorio è una soluzione che consente un’organizzazione efficiente delle attività lavorative quotidiane della struttura sanitaria, come la gestione delle prenotazioni, delle sale d’attesa e delle cartelle cliniche dei pazienti, oltre alla fatturazione e alla pianificazione dell’agenda del personale medico.
Un software gestionale medico progettato specificamente per le esigenze di un poliambulatorio è in grado di digitalizzare e automatizzare numerose attività che altrimenti richiederebbero tempo ed energie da parte del personale medico e amministrativo della struttura.
Il gestionale del poliambulatorio rende quindi più efficienti i flussi organizzativi e accompagna il medico in tutte le fasi operative del suo lavoro.
Il software poliambulatorio CGM XMEDICAL è una soluzione completa e integrata per la gestione delle attività lavorative quotidiane di una struttura sanitaria.
CGM XMEDICAL offre funzionalità come:
- la prenotazione online in tempo reale,
- un sistema di reminder via sms,
- la registrazione del paziente tramite la firma grafometrica,
- l’archiviazione dei dati sanitari in modo sicuro e facilmente consultabile.
Oltre a risparmiare tempo, il medico ha la certezza di avere sotto controllo tutti i dati dei suoi pazienti, aumentando la qualità delle cure fornite.
Il software per poliambulatori o studi medici CGM XMEDICAL permette inoltre ai poliambulatori di integrarsi al Sistema Sanitario Nazionale e gestire il flusso di accettazione, presa in carico ed erogazione della prestazione tipico delle strutture convenzionate con il SSN. In questo modo, il poliambulatorio può riservare nella propria agenda degli appositi spazi per gli appuntamenti in convenzione e ricevere poi il rimborso. Il tutto attraverso un flusso automatico e monitorabile in termini di budget.
Un gestionale medico facile da usare, che si adatta alle tue esigenze
CGM XMEDICAL (software gestionale poliambulatorio e studi medici) è altamente personalizzabile e modulare, in modo da soddisfare le esigenze specifiche di ogni struttura sanitaria; ma soprattutto è intuitivo e affidabile, il che lo rende una soluzione ideale per migliorare l’efficienza operativa e la qualità delle cure fornite ai pazienti.
Poliambulatorio efficiente: poliambulatorio di successo
Un poliambulatorio ben organizzato è una struttura efficiente, che ottimizza tutte le sue risorse e fidelizza i propri pazienti. Ma per raggiungere questo obiettivo è necessario ricorrere a un software professionale (gestionale medico) in grado di coordinare i vari flussi organizzativi e le agende mediche, oltre a fornire dati di alta qualità con cui realizzare analisi statistiche, cliniche e di mercato nel breve, medio e lungo periodo.
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