Come gestire al meglio il magazzino in un poliambulatorio

Chi gestisce un poliambulatorio vorrebbe monitorare le proprie giacenze, ottimizzare i tempi di riordino, tenere sotto controllo costi e consumi, orientare al meglio le proprie risorse. Un software gestionale efficiente è la giusta strategia.

Come gestire al meglio il magazzino in un poliambulatorio
gestione magazzino

Ogni poliambulatorio, centro medico, studio di riabilitazione, di fisioterapia e di medicina estetica, ha una parte “nascosta”, un luogo remoto nel quale sono raccolti e conservati tutti i prodotti e beni di consumo utili alla vita della struttura: il magazzino.

Spesso i magazzini coincidono con il cuore pulsante dell’attività. Che si tratti di un luogo fisico per la giacenza del materiale da utilizzare nel medio o lungo tempo, oppure di uno spazio finalizzato alla gestione di scorte di prodotti o al loro mero transito a rapida rotazione… in ogni caso, si tratta di una componente importante per una struttura sanitaria evoluta.
Un vero e proprio anello di congiunzione per l’intero processo economico e gestionale.

Da un magazzino efficiente è possibile giudicare il grado di organizzazione e di affidabilità di un centro medico. La cura che il personale dedica alla gestione di questo spazio – una sorta di “storico” dei materiali ma anche delle persone prese in cura dalla struttura – è direttamente proporzionale all’impegno con il quale si cerca di soddisfare i bisogni dei pazienti.

Dateci un software e ordineremo il mondo!

Un gestionale di qualità fornisce un valido supporto grazie al modulo di gestione del magazzino. L’obiettivo è quello di avere la situazione sempre sotto controllo e una panoramica aggiornata e completa su:

• Scorte
• Giacenze
• Riordini
• Scarico sui pazienti

Organizzare in modo logico la merce in magazzino consente di semplificare molte azioni, tra cui anche l’associazione tra cataloghi e articoli.

La migliore soluzione nell’ambito dei software gestionali poliambulatori è CGM XMEDICAL che vede nella funzionalità “magazzino” uno dei suoi punti di forza.
Tutto il processo di movimentazione dei prodotti da immagazzinare viene gestito digitalmente e tracciato in ogni suo spostamento: dall’ordine alla fatturazione, dal pagamento alla consegna, fino allo stoccaggio e i movimenti interi all’azienda.

Ogni referenza ha una “carta d’identità” per la tracciabilità in entrata e uscita, con evidente risparmio di tempo.
Se in passato, infatti, monitorare questa mole di prodotti poteva risultare un’impresa impegnativa quanto quella di trovare un ago in un pagliaio, oggi invece bastano pochi click.

Con CGM XMEDICAL è possibile associare il codice a barre dell’articolo presente nel magazzino e stampare la relativa etichetta, che poi potrà essere letta tramite un lettore ottico a pistola.
Questo consente di conoscere in tempo reale quali sono le giacenze dei materiali utili, i tempi di rotazione e di reperimento del prodotto.

Non è finita: oltre alle consuete operazioni manuali di carico e scarico, il modulo magazzino permette di associare i materiali da consumare direttamente al listino delle prestazioni, automatizzando il consumo e il relativo scarico del materiale. In questo modo si potranno evitare sprechi di carta.

La logistica non è più un problema

Un po’ per indole, un po’ per sottovalutazione delle specifiche difficoltà legate alla gestione di un magazzino, possiamo affermare (generalizzando un po’) che la categoria dei Medici non è tra le più “ordinate”. Al di là delle battute, ottimizzare un flusso logistico in ambito sanitario è oggettivamente complicato.

Per questo CGM XMEDICAL ha pensato di unire la funzionalità magazzino con la fatturazione elettronica, integrando queste funzionalità nel cuore del suo software. Grazie a un mix di funzioni è quindi possibile:

• Caricare il magazzino in base alle fatturazioni elettroniche automaticamente ricevute

• Migliorare la gestione dei listini fornitori

• Registrare gli ordini dei fornitori con approvvigionamento automatico

• Gestire gli articoli grazie a degli “alert” che avvertono quando i prodotti stanno per scadere e quando questi sono sotto i livelli minimi di scorta

• Impostare delle operazioni automatizzate di carico/scarico

• Calcolare il costo medio storico di un certo componente o farmaco

• Fatturare eventuali prodotti da banco, integrando la fatturazione con il modulo magazzino, con possibilità di utilizzare lettori di bar code gestendo le scorte.

gestione magazzino e scorte farmaci

Organizzare gli stock e le scorte “minime”

CGM XMEDICAL offre la possibilità di consultare il tempo reale la giacenza disponibile di ogni prodotto in magazzino e di spostarlo qualora ve ne fosse bisogno. Disporre al meglio le risorse o comprarne altre, significa prestare attenzione al fabbisogno del personale, ma anche di tutti quei pazienti che ogni giorno scelgono di affidarsi al vostro poliambulatorio o centro medico.

Curare una persona senza tutto l’occorrente necessario, somministrare un farmaco piuttosto che un altro perché momentaneamente non è disponibile; oppure dimenticare di effettuare il riordino di un medicinale molto richiesto, di sicuro è qualcosa che accade nei centri, ma che si può e si deve evitare.

Immersi nel lavoro, tra personale e pazienti da gestire, è legittimo dimenticare alcuni aspetti. Ma nessuna area merita di essere trascurata. Neppure quella di competenza della segreteria o dell’amministrazione.

Il rischio è che ne risentano la qualità e il nome del centro stesso, sia che si tratti di una struttura che opera da anni sul territorio e che gode di una buona e solida reputazione, sia di un centro che sta cercando di imporsi nel panorama ambulatoriale.

Credibilità e affidabilità sono due componenti che richiedono un lavoro lungo e intenso, che a volte può durare anche anni, ma può bastare davvero poco per ritrovarsi al punto di partenza. In questo senso la tecnologia è un’alleata perfetta. Insieme al sempre ottimo “passaparola”.

Integrazione tra magazzino e fatturazione elettronica

Si è fatto cenno all’integrazione che CGM XMEDICAL garantisce a partire dall’introduzione dell’obbligo normativo relativo alla fattura elettronica.

Il nuovo sistema di fatturazione rappresenta una reale opportunità per ottimizzare i processi e avere il pieno controllo della propria attività. È un sistema digitale di trasmissione, conservazione ed emissione delle fatture collegato al sistema di interscambio SOGEI. Ciò consente di non dover più ricorrere ai supporti cartacei e ai relativi costi di stampa, spedizione e archiviazione.

Inoltre, la fatturazione elettronica è necessaria per le transazioni business-to-business, cioè da azienda ad azienda, quando per esempio vengono venduti macchinari o prestazioni ad altri enti con partita IVA; o ancora, per ricezioni di fatturazione elettronica passiva.

Con il software gestionale è possibile “caricare” il magazzino in base alle fatturazioni passive automaticamente ricevute. Basta inserire i dati dei pazienti/clienti, dei servizi o dei prodotti, e la fattura elettronica è pronta per essere inviata al sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Bisogna però prestare attenzione alla conservazione sostitutiva della fattura. Questa procedura garantisce nel corso del tempo la validità legale dei documenti informatici; per legge, infatti, la conservazione della fattura elettronica è obbligatoria per un periodo di dieci anni per permettere di svolgere controlli a distanza di tempo, e solo in formato digitale.

Il magazzino: una “sala di regia” a portata di click

Il software gestionale CGM XMEDICAL con la funzionalità magazzino, ha a disposizione uno strumento potente, una sorta di “sala di regia” grazie alla quale è possibile conoscere in tempo reale lo stato delle cose.

Il monitor è la metafora di questa sala di regia, cioè il pannello di controllo attraverso cui organizzare tutto il ciclo vitale della struttura medica.

Di seguito i principali vantaggi del magazzino “informatizzato”:

• Schede dettagliate di ogni articolo, che può essere acquistato da fornitori diversi e a prezzi differenti

• Documenti che riguardano i fornitori

• Giacenze ed eventuali spostamenti dei prodotti, organizzati in uno o più magazzini e lotti

• Scorte minime e scadenze

• Inventari sempre aggiornati

I processi informatizzati servono a ridurre i rischi di errori, come somministrare medicinali scaduti o non avere contezza dei prodotti sui quali poter fare affidamento; e a garantire la tracciabilità di tutto quello che viene utilizzato.

Il software è in grado di eseguire una procedura di inventario sempre aggiornato delle giacenze, classificare i beni presenti in magazzino ed effettuare così rilevazioni precise. In tal modo è anche possibile evitare le chiusure prolungate di magazzini e reparti.

Oggi la figura del medico è sempre più associata a quella del “manager” del sistema sanitario, il quale deve essere in grado di gestire la propria azienda. Avere come braccio destro strumenti informatici e professionisti altrettanto qualificati, è la strategia migliore per ottenere risultati vincenti a breve, ma soprattutto a lungo termine.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria