Centri di riabilitazione e Fisioterapia: il software fa la differenza

Queste importanti strutture sanitarie lavorano ogni giorno al fianco dei pazienti per ripristinare le loro capacità funzionali e motorie. Fare a meno delle incombenze burocratiche consente di dedicare tutta la propria attenzione, passione e competenza ai propri pazienti.

Centri di riabilitazione e Fisioterapia: il software fa la differenza
centro di fisioterapia

Con la consapevolezza che le difficoltà causate dalla pandemia da Covid-19 non si sono certo esaurite, ma che siamo ormai entrati in una fase che dovrà portarci a convivere con nuove regole per salvaguardare il benessere di tutti, pazienti e operatori, ai centri di fisioterapia e riabilitazione si presenta, come spesso accade in tempi di crisi, una grande opportunità.

Se è vero, ad esempio, che una serie di interventi considerati non urgenti sono stati rimandati in virtù dell’emergenza sanitaria, è altrettanto vero che si stanno valutando strategie per incrementare l’attività operatoria riducendo le liste d’attesa. È il caso, tra gli altri, della Società italiana di ortopedia e traumatologia (SIOT) che ha presentato di recente un modello per far ripartire l’importante attività di chirurgia protesica che, di conseguenza, farà aumentare il numero di pazienti che necessiteranno di riabilitazione.

Con l’aumento delle attività di prevenzione al quale i centri di riabilitazione saranno chiamati, poter disporre di un software gestionale che garantisca un consistente abbattimento di tutte le operazioni “burocratiche” e ripetitive più che un’opportunità diventa una necessità per poter dedicare più tempo e attenzione alla cura dei propri pazienti.

Il software gestionale CGM XMEDICAL è una piattaforma semplice e personalizzabile con il quale tutto il personale di un Centro di Fisioterapia e Riabilitazione (o di una qualsiasi altra struttura sanitaria), potrà disporre di un vero e proprio “assistente digitale”. La Direzione sanitaria, la segreteria, l’ufficio amministrazione e, ovviamente, i medici e gli operatori sanitari potranno ottimizzare i tempi e l’efficacia di ogni processo.

La pianificazione nei centri riabilitativi e fisioterapici

La massima criticità per le aziende che gestiscono cicli di cure fisioterapiche è rappresentata dalla gestione degli appuntamenti. L’agenda è un tema decisivo anche per altre strutture sanitarie, ma nella branca della riabilitazione, essere sistematici, organizzati e ordinati ma, nello stesso tempo, massimamente versatili risulta un fattore decisivo.

Con i migliori software la gestione del planning è immediata e intuitiva: con pochi click è possibile la pianificazione e l’organizzazione degli appuntamenti giornalieri o settimanali, nonché la previsione di utilizzo di apparecchiature mediche o sale di riabilitazione.
Le attività di segreteria sono ottimizzate per evitare buchi nell’erogazione giornaliera delle prestazioni, riuscendo a trovare un’adeguata soluzione operativa anche in emergenza, ad esempio se un paziente annulla l’appuntamento all’ultimo momento.

Un sistema automatizzato di SMS ricorda al paziente gli appuntamenti che vengono quindi confermati o spostati. Ogni operatore (autorizzato) avrà a disposizione i dati sensibili e ogni informazione, dalla cartella clinica del paziente ai percorsi di riabilitazione, diagnosi, prescrizioni, terapie, interventi sono automaticamente evidenziati e consultabili.

Le potenzialità dell’agenda di CGM XMEDICAL

Per un centro di riabilitazione e fisioterapia il planner degli appuntamenti è una delle funzioni più importanti. Il planner multivariabile di CGM XMEDICAL consente, nel momento in cui si stabilisce un appuntamento, di valutare le varie risorse da impegnare per quel paziente come macchinari necessari, stanza e operatore che dovrà erogare la prestazione.

Questo evita sovrapposizione di appuntamenti, sale occupate o confusioni di qualsiasi genere. Questo sofisticato organizer, inoltre, può essere visualizzato in maniera personalizzata in base al tipo di utente. Mentre il singolo specialista sarà più interessato alla visualizzazione del proprio planning “giornaliero” e “settimanale” (formato mono-operatore), un addetto di segreteria, invece, sarà più interessato alla modalità “multi-operatore” con il quale potrà visualizzare sia l’attività del singolo operatore sanitario (ad esempio, il numero di visite in una determinata giornata) o per tipologia (riabilitazione respiratoria o fisiatrica) o per sale o ambulatori disponibili.

La tipica ripetitività degli appuntamenti da prendere per un ciclo di riabilitazione è agevolata da un sistema automatico per la cura del paziente. Questa funzionalità permette di pianificare in automatico gli appuntamenti in base alla disponibilità del paziente (esempio: solo il pomeriggio, il sistema inibirà le mattine). Incrociando i dati in base alle attività a cui deve sottoporsi (e alla loro periodicità) e alle risorse disponibili nella struttura (studi, medici, macchinari), si ottiene l’ottimizzazione degli appuntamenti.

In caso di necessità è possibile spostare gli appuntamenti con un solo click, in modo integrato al sistema di reminder e di messaggistica automatica per i pazienti mentre, se questi fossero impossibilitati a rispettare l’appuntamento, la soluzione è nella funzione “appuntamenti sospesi”.
Nel caso in cui un paziente non si presentasse o avvertisse all’ultimo momento di non poter rispettare l’appuntamento fissato, un’apposita funzione consente di spostare l’appuntamento nella sezione “sospesi”: una lista a parte dalla quale attingere anche per evitare i buchi operativi e consentire una gestione precisa del flusso dei pazienti.

La gestione della sala d’attesa

La segreteria può inoltre monitorare, dal proprio planning, il flusso dei pazienti man mano che arrivano nella struttura. La gestione del check-in dei pazienti avviene grazie a un sistema di data entry estremamente versatile, l’acquisizione dei dati del Paziente è semplificata e può avvenire anche attraverso un lettore di tessera sanitaria integrato col software gestionale, eliminando il rischio di errori formali nell’anagrafica.

Il flusso dei pazienti, attraverso un semplice sistema di scorrimento dei numeri assegnati può venire proiettato sul monitor in sala d’attesa: una funzionalità che semplifica la corretta gestione dei pazienti.
Non solo, il paziente ha anche la possibilità, tramite una App (compatibile sia su iOS che Android ed è facilmente scaricabile da Apple Store o Google Play) di interagire con la sala d’attesa pur trovandosi all’esterno della struttura, ricevendo notifiche che gli consentiranno di rimanere aggiornato sul proprio turno.

La app ha ovviamente anche altre funzioni che consentono, ad esempio, ai medici di fissare appuntamenti che, in tempo reale, confluiscono direttamente sul planning, mentre i pazienti potranno utilizzarla anche per:
• Chiedere o confermare un appuntamento;
• Interagire con la struttura con un sistema di chat;
• Ricevere notizie dedicate dal centro (riguardanti i propri appuntamenti o anche notizie più generali, come campagne di prevenzione o altro).

centro di riabilitazione

Un software gestionale per tanti vantaggi

Ovviamente le operazioni “burocratiche” e ripetitive non sono solo quelle che riguardano l’agenda o la gestione del check-in dei pazienti. Un software gestionale per un centro di riabilitazione e fisioterapia deve consentire la semplificazione di tutta una serie di operazioni, da quelle prettamente mediche, come la cartella clinica elettronica, a quelle amministrative come la gestione della fatturazione.

Con CGM XMEDICAL tutte le informazioni del paziente, l’insieme dei referti, l’insieme delle immagini diagnostiche, confluiscono nella cartella digitale ma possono sempre essere consultati in modo ordinato e secondo percorsi diversi ad esempio:
• Il piano di cura di un paziente
• L’anamnesi
• I referti effettuati con annesso storico

Il software può essere utilizzato anche in cloud locali, remoti dando la possibilità, ad esempio, al medico non solo di poter consultare cartelle cliniche o planning ma anche di refertare da remoto e non in presenza.

Per la parte amministrativa il software consente tra l’altro:
• L’invio al sistema TS (modulo 730 precompilato)
• L’invio alla ricezione della fatturazione elettronica (sia attiva nel caso di attività di business-to-businness, quando cioè vengono effettuate prestazioni ad altri enti a partita IVA, sia passiva)
• L’emissione della fattura elettronica al codice fiscale dei Pazienti, quando la normativa entrerà in vigore
• La tracciabilità del registro IVA e della prima nota
• La gestione della cassa, dei fornitori e di tutto ciò che concerne la contabilità.

Il tutto è anche direttamente collegabile al gestionale di contabilità del commercialista o al gestionale di contabilità interno utilizzato dalla struttura.
Anche le operazioni di archiviazione e di firma dei vari documenti (referti, dichiarazioni privacy, etc.) risultano semplificati e resi assolutamente sicuri tramite la firma grafometrica.

Tutti i documenti prodotti dal sistema sono in PDF immodificabili dal punto di vista legale e vengono protocollati e archiviati a norma di legge (tutto ciò che è stato firmato viene archiviato su un cloud certificato da parte del governo). Ogni operatore o paziente ha la possibilità di firmarli tramite l’utilizzo di una Tavola Wacom per firma grafometrica.

Conclusioni

I pazienti sono sempre più attenti nelle loro scelte, in particolare quando, come nel caso dei centri di riabilitazione e fisioterapia, devono sottoporsi a cicli di cure ripetitive e spesso anche lunghe e dalle quali dipende il loro benessere psicofisico.
Un ruolo fondamentale è costituito dall’attenzione che il paziente riceve da parte del centro, il paziente oggi più che mai cerca chi “si prenda cura” di lui da tutti i punti di vista, a cominciare dall’accoglienza, e che gestisca con professionalità non solo le sue problematiche di salute, ma anche quello che per tutti è una risorsa preziosa e forse l’unica “non rinnovabile”: il tempo.

Ecco perché poter disporre di un software gestionale che renda semplice, intuitivo e, in molti casi, automatico il disbrigo di tutte quelle operazioni ripetitive o la corretta gestione delle agende, delle sale e dei macchinari per la riabilitazione, fino alla gestione delle questioni amministrative e della sala d’attesa, costituisce un enorme vantaggio competitivo, dando la possibilità al personale, sia amministrativo, sia sanitario, di dedicarsi completamente a prendersi cura dei propri pazienti.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria
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