Software gestionale sanitario: l’importanza della contabilità

Spesso considerata un’incombenza da affidare all’esterno, può invece rivelarsi un’indispensabile risorsa per verificare in tempo reale la salute del proprio poliambulatorio e per effettuare scelte strategiche in funzione di una crescita globale dell’attività.

Software gestionale sanitario: l’importanza della contabilità
funzione contabilità

La crisi economica in corso sta riducendo il volume d’affari delle aziende ma non il carico di adempimenti fiscali. Al contrario, le incombenze burocratiche rappresentano sempre più una delle principali fonti di stress e preoccupazione per gli imprenditori italiani.
Una criticità che viene molto spesso risolta delegando al commercialista l’intera gestione contabile e amministrativa.

Aziende della sanità privata al bivio

In questo momento di ripresa dopo i lunghi mesi di blocco delle attività dovuto alla pandemia, tutti noi siamo alla ricerca di risposte rapide ed efficaci alle problematiche che ci troviamo di fronte, in particolare quando si tratta di questioni che riguardano la salute.
Il settore sanitario è stato, evidentemente, quello più sollecitato nel periodo dell’emergenza essendo costretto a stravolgere le priorità anche per quanto riguarda la tipologia di interventi e prestazioni da erogare.

Con il progressivo ritorno alla normalità sono quindi aumentate in maniera esponenziale le richieste di visite e indagini diagnostiche tralasciate negli ultimi mesi e che oggi vengono avvertite non solo come importanti, ma anche come urgenti.
Le strutture sanitarie private, che si tratti di poliambulatori, centri di chirurgia ambulatoriale, studi medici specialistici o centri di diagnostica per immagini, sono di fronte a una sfida cruciale: soddisfare le aspettative dei propri pazienti nel loro percorso sanitario.

Da questo punto di vista è utile ricordare come già in una ricerca del 2017 commissionata da Federmanager a G&G Associated, l’immagine della sanità privata, a differenza del servizio pubblico risultava caratterizzata da attributi positivi, relativi all’elevata performance del servizio erogato e, in particolare, proprio agli aspetti legati all’efficienza, alla professionalità e alla velocità, percepiti come valori irrinunciabili.

È evidente il vantaggio competitivo che un software gestionale completo come CGM XMEDICAL può aggiungere alla professionalità dello staff della propria struttura nell’incrementare questi valori, costituendo, con un paragone automobilistico, il mezzo con cui far “correre” il proprio team.

Un software gestionale completo per una crescita globale

Come un’automobile anche un software gestionale è composto di tanti elementi. Alcuni sono indispensabili per il corretto funzionamento, altri ne migliorano le prestazioni, altri ancora, pur essendo “opzionali”, aumentano la percezione di benessere dell’utente realizzando una completa personalizzazione dell’esperienza di guida.

CGM XMEDICAL è un software gestionale completo che consente a qualunque struttura sanitaria privata, dal più semplice studio medico specialistico al poliambulatorio o al centro di chirurgia ambulatoriale o di diagnostica per immagini, un approccio personalizzato.
Il software, infatti, partendo dai componenti indispensabili, spesso i meno visibili come il motore in un’auto, può essere costruito includendo tutte le funzioni più utili alle esigenze della propria struttura sanitaria. L’obiettivo è un miglioramento complessivo delle performance aziendali e della percezione di efficienza, professionalità e velocità che vivono i propri pazienti.

Un aspetto a volte sottovalutato, forse perché poco visibile, è proprio la funzione di contabilità, troppo spesso vista solo come una serie di noiose pratiche burocratiche. La gestione interna della contabilità è, invece, uno degli elementi che costituisce il motore stesso dell’attività e una grande opportunità per mantenere il controllo e poter operare scelte strategiche, consentendo di tenere il volante ben saldo sulla strada del successo.

La funzione contabilità

Un errore da non commettere è quello di considerare la gestione contabile un mero obbligo, sancito dalle norme e utile solo al calcolo delle imposte. Disporre di un adeguato strumento per la contabilità costituisce, invece, un vantaggio informativo per effettuare al meglio le scelte relative all’attività.

Lo scopo principale della contabilità di un centro polispecialistico o di qualsiasi altra struttura sanitaria privata è quello di valutare, elaborare, rappresentare e controllare le situazioni economiche e finanziarie legate alla gestione complessiva dell’attività.

Comprendere l’importanza e l’efficacia di gestire la funzione di contabilità all’interno della propria struttura significa poter avere a disposizione, in ogni momento, i giusti dati per effettuare con tranquillità e tempestivamente importanti scelte aziendali, come l’acquisto di nuovi beni strumentali, nuove assunzioni o programmare le uscite per il pagamento delle imposte.

Il commercialista, al quale in tanti affidano la propria contabilità, non potrà mai avere una gestione aggiornata di tutti i clienti. Questo professionista, che rimane una figura indispensabile, oltre che per la redazione delle dichiarazioni dei redditi, dovrebbe ricoprire invece il ruolo di consulente nel campo fiscale, amministrativo e gestionale.

funzione contabilità

La gestione contabile: una funzione, tanti aspetti

Come abbiamo visto il controllo dei dati economici è una parte fondamentale per la gestione delle strutture sanitarie. L’attività di un poliambulatorio o di un centro diagnostico è piena di eventi e processi, fatti economici e finanziari, che devono essere gestiti e organizzati al meglio dagli amministratori dell’azienda.

Sono molti infatti gli aspetti e gli obblighi di contabilità che vanno seguiti e il requisito fondamentale per poterla gestire internamente è avere la disponibilità di un programma gestionale all’altezza e che consenta di controllare le tante attività inerenti questa funzionalità.
CGM XMEDICAL è un ottimo alleato per questo tipo di attività, consentendo di avere sempre tutto sotto controllo, dai pagamenti alle scadenze, velocizzando e ottimizzando i processi, con la possibilità di controllare in ogni momento le entrate e verificare le spese.

Il software CGM XMEDICAL infatti, include un vero e proprio gestionale per la contabilità, perfettamente compatibile e integrabile con il software del commercialista e che garantisce tutte le più importanti funzioni:

• Gestione dei preventivi

• Fatture e note di credito

• Prima nota

• Gestione dei fornitori

• Gestione flusso di cassa

• Scadenziario pagamenti

• Gestione entrate e uscite

• Disponibilità contabile

• Partitario fornitori

• Registro Iva

• Acquisti e vendite

• Spesometro

Il software consente di occuparsi con semplicità della gestione amministrativa del proprio centro nell’immediato, consultando le fatture emesse e gli incassi di qualsiasi periodo di interesse e di emettere diversi documenti e resoconti contabili, con la possibilità poi di stamparli e inviarli in modo facile, veloce e intuitivo.

La complessità delle fatture: problema risolto

Anche per l’emissione delle fatture CGM XMEDICAL consente di tenere tutto sotto controllo in modo semplice e automatizzato. Per emettere una fattura, infatti, non c’è la necessità di inserire dati anagrafici del paziente, o di ordinare e numerare progressivamente le fatture per data di emissione.

Tutto il processo viene gestito dal software che al suo interno ha lo storico e l’intera anagrafica dei pazienti, rendendo ancora più semplice coordinare tutto. È possibile, inoltre, trovare i documenti emessi già contabilizzati all’interno del registro contabile. La scrittura contabile riporterà in automatico tutti i dati necessari.

Ciò vale, naturalmente, anche per le “fatture passive”. Le fatture di acquisto devono essere conservate e registrate in ordine progressivo con l’indicazione della data, della data di registrazione, del numero di protocollo e dei dati anagrafici del fornitore.
I processi di fatturazione in ambito sanitario sono, tra l’altro, complicati dalle nuove normative riguardanti la fatturazione elettronica.

Senza entrare nei dettagli è utile ricordare che le fatture passive dovranno essere (tranne casi eccezionali) accettate in forma elettronica e riceverle direttamente tramite il proprio software gestionale significa automatizzare la procedura con conseguente risparmio di tempo ed evitando possibili errori di inserimento dati. Il sistema in provvederà autonomia ad inserire le registrazioni di acquisto e il relativo pagamento.

Per quanto riguarda le fatture da emettere per le prestazioni effettuate il quadro è ancora più complesso visto che la fattura elettronica è obbligatoria in diversi casi, ma assolutamente vietata, per le problematiche legate alla privacy, quando riguarda prestazioni erogate a persone fisiche.
CGM XMEDICAL è in grado di gestire al meglio anche questi aspetti particolarmente delicati garantendo, da un lato, l’accuratezza nella gestione dei dati e, dall’altro, il rispetto della privacy del paziente secondo le normative europee previste dal GDPR (General Data Protection Regulation).

La funzione contabilità di CGM XMEDICAL consente quindi di avere un controllo di gestione completo; questo significa amministrare il proprio centro non solo con un’ottica di risparmio e riduzione dei costi, ma soprattutto di crescita globale, attraverso un continuo processo di analisi e pianificazione supportato dal fatto di avere sempre “sul cruscotto” la situazione economica e finanziaria aggiornata.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria