Business Intelligence: l’arte di leggere i dati per migliorare l’attività dei poliambulatori

Nei poliambulatori, laboratori di analisi, studi fisioterapici e riabilitativi risiede un’enorme quantità di dati che, se letti e organizzati nel modo giusto, possono migliorarne l’organizzazione e consentire di pianificare strategie vincenti e a lungo termine.

Business Intelligence: l’arte di leggere i dati per migliorare l’attività dei poliambulatori
business intelligence

Le soluzioni di Business Intelligence si stanno diffondendo tra tutti gli operatori del settore sanitario, pubblico e privato. Il motivo di questa rapida diffusione è legato alla necessità di migliorare la qualità e la sicurezza dell’assistenza sanitaria.

La tecnologia può avere un ruolo determinante per garantire anche l’efficacia e il controllo dei costi. Inoltre, un’assistenza sanitaria di qualità richiede l’integrazione di informazioni provenienti da fonti diverse, che però devono essere utilizzate da un gruppo eterogeneo di utenti.
Per questo è necessario che alla base ci sia una strategia condivisa e che tutti i professionisti siano adeguatamente formati.

Il settore sanitario ha da sempre la possibilità di avere a disposizione grandissime quantità di dati, potendo attingere da molte fonti:

• Dati di laboratorio

• Referti medici

• Cartelle cliniche elettroniche

• Prescrizioni mediche,

• Dispositivi biometrici indossabili (wearable cioè “indossabili”)

• Social media, blog e pagine web

La sfida della Business Intelligence in campo sanitario è riuscire a trasformare questa grande quantità di dati, una volta interpretati, in azioni che possano contribuire al miglioramento dell’assistenza sanitaria, al supporto delle decisioni cliniche, al miglioramento della qualità delle cure e, infine, alla riduzione dei costi.

Per questo, oggi più che mai, è necessario affidarsi a un software gestionale efficace e che funga da reale supporto ai tanti professionisti che lavorano nel settore sanitario.

La Business Intelligence al servizio di studi medici

La funzione di Business Intelligence integrata nel software CGM XMEDICAL ha l’obiettivo di utilizzare i dati per migliorare l’organizzazione di un poliambulatorio, di uno studio medico e anche di centri di fisioterapia, riabilitazione e diagnostica. In tutti questi luoghi risiede un’enorme quantità di dati.

In tal senso, uno dei vantaggi del software gestionale medico è quello di elaborare report a misura di paziente e a supporto di tutte le attività. Dai processi interni alle strutture sanitarie all’accettazione del paziente, fino a al momento in cui lascia la struttura. Migliorare i rapporti umani attraverso le nuove tecnologie non è un’utopia, ma una sfida in corso.

I report elaborati con CGM XMEDICAL riguardano:

• Appuntamenti

• Pazienti

• Dati clinici e anamnestici

• Contabilità e acquisti

I cosiddetti “report medici”, inoltre, fanno sì che le informazioni relative alle prestazioni eseguite siano organizzate in modo organico e utile ai professionisti del settore.
Un’altra funzione è quella dell’elaborazione di reportistica dettagliata relativa ai pagamenti. CGM XMEDICAL consente di integrare la funzione relativa ai dati statistici con il modulo aggiuntivo di Business Intelligence. Ciò in un’ottica di creazione di cruscotti personalizzati per poter ottenere una visione d’insieme dei principali indicatori d’interesse per la struttura sanitaria. Tutto a portata di mano, bastano pochi click.

Per una definizione più puntuale di Business Intelligence, è possibile consultare la documentazione di Microsoft.

La Business Intelligence al servizio della gestione dei pazienti

L’acquisizione dei dati, e la loro successiva trattazione, possono rivelare informazioni preziose.
Tra i principali vantaggi della funzionalità di Business Intelligence, c’è quello di offrire ai manager e ai dipendenti la possibilità di accelerare e migliorare i processi decisionali, aumentare l’efficienza operativa e identificare nuove opportunità di business, riducendo costi e ritardi.

Dal momento in cui il paziente entra nello studio medico, quindi dall’accettazione fino alla visita passando per la “sosta” in sala d’attesa, il software è in grado di monitorare tutti questi momenti, e dalla raccolta di questi dati restituisce informazioni che possono essere utili per rendere la struttura più efficiente.

Quanto tempo trascorre il paziente in struttura, ma anche quanto aspetta per essere sottoposto a una visita medica e ancora, quanto attende per avere il referto.
L’obiettivo della Business Intelligence è quindi la revisione dei processi decisionali e gestionali in un’ottica di miglioramento generale delle performances.

Nel dettaglio alcuni dei vantaggi della Business Intelligence in ambito sanitario:

• Economicità dei processi

• Omogeneità delle informazioni

• Velocità ed efficacia delle decisioni

• Miglioramento della gestione dei dati

Una volta adottati gli strumenti tecnici e individuati gli obiettivi dell’analisi, il processo di reporting permette di monitorare in tempo reale l’efficacia delle decisioni ed eventuali criticità da affrontare.

Il fattore temporale non è di secondaria importanza. Evitare di inserire informazioni frammentarie o scorrette, può far guadagnare tempo a medici e pazienti. Oltre che essere sinonimo di serietà per la struttura agli occhi degli utenti/pazienti.

Se da una parte “errare è umano”, grazie alle funzionalità del software gestionale, le possibilità di migliorare le proprie prestazione sono maggiori.
Un’anagrafica completa, ad esempio, che permetta di mappare la rete di relazioni di un paziente, può rappresentare un’ottima opportunità per comunicare con esso, promuovere attività promozionali o di aggiornamento sulle proprie iniziative.

Inoltre, il sistema di Business Intelligence rende più sicura la gestione dei dati personali nel rispetto del GDPR, il Regolamento generale sulla protezione dei dati elaborato dall’Unione Europea per il rispetto della privacy.
Questa funzionalità, dunque, aiuta a ragionare in termini di risposta alle esigenze dei pazienti/utenti, che sentiranno di essere in “buone mani”. E aumenterà anche la fidelizzazione.

Business intelligence

I dati non sono aghi in un pagliaio ma opportunità concrete

I dati non sono creati per confondere o travolgere medici e professionisti che lavorano in un poliambulatorio o in uno studio medico.
La vera sfida è saperli sfruttare e incanalare nella giusta direzione. Il software CGM XMEDICAL consente di interagire con i dati in modo semplice e immediato.

Inoltre tutti i dati che riguardano l’azienda e i pazienti, una volta trattati, possono essere trasformati e organizzati in elementi visivi così da poter leggere le informazioni di cui si ha bisogno.

Il software gestionale, quindi, è il principale alleato di chi gestisce un poliambulatorio poiché lo aiuta a rendere l’esperienza di ogni singolo paziente unica preservando una delle risorse più preziose: il tempo.

Una buona organizzazione riesce ad ottimizzare il tempo sia per medici e professionisti, sia per coloro che si rivolgono al proprio ambulatorio o centro di fiducia.

Perché questo si realizzi, è necessario definire uno standard univoco, cioè un metodo di lavoro condiviso da tutti per l’acquisizione dei dati, che poi devono essere elaborati. Operatori, professionisti o freelance potrebbero non conoscere le corrette procedure e quindi inserire in modo approssimativo le informazioni.

In quest’ottica è importante che le caratteristiche di “usabilità” e “gestione dei dati” della Business Intelligence siano rese il più semplice possibile.
Con pochi accorgimenti si potrà “raddrizzare il tiro” e migliorare il lavoro dell’intera struttura. Il risultato sarà la creazione di una base dati completa ed ottimizzata.

I vantaggi di un software di gestione e amministrazione

Avere a disposizione una significativa mole di dati non deve spaventare. Anzi, può essere utile per conoscere meglio le abitudini e il grado di soddisfazione dei propri pazienti.

Tra i vantaggi del software CGM XMEDICAL:

Un’agenda ordinata di visite e appuntamenti dei pazienti per evitare sovrapposizioni nel calendario

• Gestione e coordinamento delle disponibilità di medici, terapisti, stanze, macchinari

Controllo dei cicli di cura e creazione di piani riabilitativi per ogni singolo paziente

• Inserimento dati anamnestici e creazione di una Cartella Clinica

• Consultazione dello storico delle visite del medico fisiatra con pochi click

I pazienti si rivolgono a determinate strutture perché mossi da bisogni concreti. Per questo meritano le dovute cure e attenzioni. Accanto a una gestione ottimale del software, è importante che il personale sia attento e qualificato.

Tra gli elementi che distinguono un buon centro o un buon poliambulatorio, c’è quello di avere accesso con pochi click alle cartelle cliniche dei pazienti.
È fondamentale quindi che siano inserite correttamente tutte le informazioni e che si verifichino le disponibilità di tutti, dai fisioterapisti ai macchinari passando per gli ambienti nei quali i pazienti vengono ospitati.

Una persona che si muove dalla propria abitazione per raggiungere un poliambulatorio dovrà avere la certezza di trovarsi in un luogo sicuro.
In definitiva, le tecnologie contribuiscono a risolvere sfide globali: le strategie, presenti e future, messe in campo segneranno il passo.

a cura di Redazione CGM in collaborazione con Comunicazione Sanitaria