1. Informazioni poco chiare o incomplete

Capita spesso, anche in buona fede, di dare per scontate informazioni che per noi sono routine ma che per il paziente non lo sono affatto. Un’indicazione vaga (“ci aggiorniamo tra una settimana”) può generare incertezza e moltiplicare i canali di richiesta. 

Effetti pratici: 

• Chiamate e messaggi ripetuti. 

• Dubbi diagnostici o terapeutici non chiariti. 

• Percezione di disorganizzazione.  

Come evitarlo: Una comunicazione standardizzata e centralizzata – con testi preimpostati e facilmente personalizzabili – può fare una grande differenza. 

2. Risposte tardive o frammentate su più canali

Email, messaggi WhatsApp, telefonate: se lo studio non dispone di un sistema che centralizza le comunicazioni, il rischio di rispondere in ritardo, o di perdere del tutto una richiesta, è alto. 

Impatto sulla pratica clinica: 

• Doppioni informativi. 

• Confusione gestionale. 

• Tempi di risposta incoerenti. 

Come evitarlo: L’adozione di un software gestionale con inbox integrata è uno dei primi passi per una gestione delle richieste dei pazienti più lineare. 

3. Sovrapposizioni o dimenticanze negli appuntamenti

Uno degli errori più comuni nella gestione della comunicazione di uno studio medico o di un poliambulatorio con i propri pazienti è la mancanza di tracciabilità nel flusso delle prenotazioni. Pazienti segnati due volte, slot lasciati scoperti, annullamenti non comunicati sono errori comuni che possono creare molti problemi. 

Conseguenze dirette: 

• Tempo perso che non torna. 

• Disservizi che erodono la fiducia. 

• Frustrazione del personale. 

Come evitarlo: Una agenda digitale interattiva, che si sincronizzi automaticamente con conferme e reminder, riduce nettamente questo rischio.  

4. Nessun follow-up dopo la visita

Con la visita finisce la comunicazione. Questo accade ancora in molti studi, soprattutto per mancanza di tempo. Eppure, il follow-up è fondamentale: non solo sul piano clinico, ma anche relazionale. 

Risultati negativi: 

• Perdita del legame fiduciario medico-assistito. 

• Maggiore probabilità di mancata aderenza al processo di cura. 

• Nessun monitoraggio dell’esperienza paziente. 

Come evitarlo: Automatizzare i messaggi post-visita (anche solo un ringraziamento, un link a una FAQ o un reminder per un controllo) può rafforzare la connessione tra professionista e paziente e migliorare la continuità assistenziale. 

5. Assenza di promemoria automatici

Un paziente che dimentica un appuntamento rappresenta un danno: non solo economico, ma anche organizzativo. In molti casi, il problema si risolve con un semplice promemoria. Ma farlo manualmente, ogni giorno, è insostenibile. 

Come evitarlo: I software gestionali per medici più evoluti inviano promemoria via app, email o SMS in modo automatico. Un’azione semplice che, nel tempo, riduce sensibilmente i “no show”. 

6. Comunicazione impersonale o unidirezionale

La relazione medico-paziente, oggi, è sempre più paritaria. Parlare con il paziente, non solo “al” paziente, è ormai una richiesta implicita. Comunicazioni impersonali o standardizzate mal si adattano a questa evoluzione. 

Come evitarlo: Personalizzare i messaggi – anche quelli automatici – fa sentire il paziente seguito, valorizzato. Anche piccole accortezze possono contribuire a migliorare la percezione della prestazione ricevuta e della qualità del centro medico. 

7. Nessun CRM sanitario a supporto

Senza un sistema di tracciamento, ogni comunicazione rischia di finire nel vuoto. Il CRM in ambito sanitario serve proprio a tenere memoria di ogni scambio, organizzare target di comunicazione, monitorare la soddisfazione dei pazienti. 

Come evitarlo: Un buon sistema di Customer Relation Management, specifico per l’ambito sanitario, permette di: 

• Segmentare i pazienti (età, patologie, bisogni). 

• Inviare comunicazioni mirate. 

• Tenere traccia delle interazioni.