Cosa s’intende per Poliambulatorio medico
L’obiettivo dei poliambulatori medici è quello di offrire un servizio più ricco, completo ed articolato rispetto al singolo studio medico specialistico. La caratteristica fondamentale di un poliambulatorio medico balza agli occhi anche di un non addetto ai lavori, ed è naturalmente la multidisciplinarità.
Dal punto di vista giuridico, si definisce poliambulatorio medico una struttura sanitaria dove, per ogni attività specialistica esercitata, vi sia almeno un medico specialista.
È richiesta per legge anche la presenza di un Responsabile Sanitario dell’intera struttura, designato tra i medici specialisti ivi operanti. Le attività che si svolgono includono:
- prevenzione;
- diagnosi (anche strumentale e di laboratorio)
- cura e terapia medica;
- chirurgia in anestesia locale e/o analgesia (solo interventi ambulatoriali che non prevedano il ricovero);
- riabilitazione.
Quanto alle caratteristiche di tipo strutturale, il poliambulatorio medico si compone di:
- un numero di locali adibiti ad ambulatori pari alle attività in esso svolte;
- una zona dedicata all’accoglienza dei pazienti ed all’attesa del proprio turno;
- un’area dedicata al deposito di attrezzature, macchinari e materiali di consumo;
- locali adibiti a servizi igienici tanto per il personale quanto per i pazienti.
Qual è la differenza con un semplice ambulatorio?
Nei poliambulatori medici è possibile diagnosticare ed eventualmente trattare più di una patologia, in virtù della copresenza di più specialisti di diverse branche all’interno della medesima struttura.
L’ambulatorio medico si caratterizza invece per un’offerta sanitaria monodisciplinare, con la presenza di uno o più specialisti tutti con la medesima specializzazione medica.
Questa differenza si traduce in una struttura organizzativa che, se per un ambulatorio è più lineare, flessibile e prevede la messa in campo di meno risorse umane e materiali, oltre che di una dotazione strumentale meno variegata, nel caso del poliambulatorio invece diviene evidentemente più “impegnativa”, se non altro in termini di flusso di pazienti e gestione amministrativa (ma non solo).
Ambulatorio e poliambulatorio hanno tuttavia un comune profilo giuridico: ai sensi dell’articolo 2082 e seguenti del Codice Civile, all’interno di entrambe le strutture si delineano e distinguono 3 tipi di responsabilità:
- responsabilità imprenditoriale;
- responsabilità tecnico-organizzativa;
- responsabilità professionale-sanitaria.
Come funziona un poliambulatorio medico?
L’obiettivo di una struttura poliambulatoriale è quello di offrire un sistema ambientale omogeneo dove il paziente possa avere a sua disposizione una vasta gamma di risorse umane e materiali in grado di soddisfare in un’unica soluzione la sua esigenza di diagnosi e terapia. Non a caso, oltre all’attività clinica, vi si svolgono anche attività di chirurgia ambulatoriale, con appositi spazi dedicati alla sterilizzazione delle attrezzature ed al deposito delle stesse. La perfetta sinergia delle forze e delle professionalità che si muovono all’interno della struttura consente al paziente di veder soddisfatta la sua esigenza di diagnosi e trattamento della patologia nel migliore dei modi per tre ragioni, dipendenti da fattori organizzativi interni al poliambulatorio, da elementi spazio-temporali e naturalmente da aspetti legati alle professionalità che vi operano. Eccoli:
- il paziente non ha la necessità di doversi spostare sul territorio per sottoporsi ad esami clinici o diagnostici, visite specialistiche ed eventualmente piccoli interventi di chirurgia ambulatoriale;
- diagnosi e trattamento vengono opportunamente calendarizzati all’interno della stessa struttura, cosicché il paziente non debba attendere troppo per giungere a conclusione del suo percorso sanitario;
- l’efficienza del poliambulatorio si basa sulla comunicazione in tempo reale tra i diversi specialisti, con riduzione ai minimi termini della perdita di informazioni dovuta al gap spazio-temporale che invece si viene a creare quando il paziente si deve spostare di struttura in struttura in autonomia.
Requisiti minimi per aprire una nuova struttura
Per aprire una struttura sanitaria privata non è necessario essere medici. Piuttosto è indispensabile possedere interesse e talento per l’imprenditorialità. Le competenze da mettere in gioco sono infatti di tipo prevalentemente manageriale.
La laurea in medicina può essere utile ma non è indispensabile, dal momento che il coordinamento di tutto ciò che accadrà all’interno del poliambulatorio dal punto di vista strettamente sanitario sarà affidato al direttore sanitario della struttura, che deve essere iscritto all’Ordine dei Medici e che riveste un ruolo estremamente delicato; tanto importante da rendere preferibile si tratti di una figura terza rispetto al proprietario/imprenditore.
Aprire un poliambulatorio medico è un investimento economico-finanziario non indifferente che necessita di un’oculata analisi aziendale e del mercato. E, a volte, queste indagini preliminari si rivelano errate, per una sottovalutazione dei costi o una sopravvalutazione della domanda.
È infatti vero che capita prima o poi a tutti di ricorrere a cure mediche per una lunga lista di motivi: dal check up annuale, al piccolo infortunio, dalle patologie croniche o sistemiche alla diagnostica. Ma questo non comporta automaticamente che la nostra nuova struttura sarà presa d’assalto dai pazienti.
Il poliambulatorio medico è un utile servizio rivolto alla comunità, che può trovare lo specialista di cui necessita anche “sotto casa” (in accordo con il concetto di medicina di prossimità) risparmiando tempo e, perché no, anche denaro (sia per l’indubbio risparmio sugli spostamenti, sia perché alcuni poliambulatori operano in convenzione con il sistema sanitario nazionale).
Ma aprire un nuovo centro medico non vuol dire che avrà successo!
Alla luce di queste premesse, prima di intraprendere un percorso di investimento in un’azienda complessa, sarà necessario:
- verificare la tipologia e il profilo dell’offerta sanitaria già presente nell’area geografica di riferimento;
- raccogliere ed elaborare una serie di dati sulla domanda potenziale, anche attraverso ricerche di mercato e indagini statistiche mirate (ad esempio: qual è l’età media dei pazienti che risiedono nel territorio? Quale il tenore di vita e il livello d’istruzione medio? Ci sono patologie maggiormente diffuse? ecc.);
- concentrare una grande attenzione sull’immobile che rappresenta quasi sempre l’investimento più rilevante: computare bene i costi di ristrutturazione e di adeguamento alle diverse normative, prevedere il parcheggio e tutti i servizi per di accessibilità per i diversamente abili, rendere gradevole struttura e arredi, ecc.;
- contattare preventivamente i medici specialisti che si desidera coinvolgere nel progetto; prendere anche contatti con il personale infermieristico, che si occuperà di assistere i medici ed eseguire esami clinici e diagnostici;
- valutare quali e quante attrezzature tecniche saranno necessarie.
Business plan e autorizzazioni: gli aspetti burocratici
Alle difficoltà di mercato implicite in ogni nuovo progetto imprenditoriale, nel settore sanitario si aggiungono (e ci mancherebbe altro!) una serie di complessità legali. Per aprire un poliambulatorio medico è necessario ottemperare a numerose normative e rispondere ad una serie di requisiti elencati nelle leggi di riferimento.
Vista l’estrema complessità imprenditoriale, l’ideale è ricorrere alla redazione di un business plan: un vero e proprio piano industriale in grado di comprendere e formalizzare tutti gli aspetti cruciali per il successo dell’iniziativa: gli obiettivi di fondo, le strategie per perseguirli, gli adempimenti, le previsioni finanziarie di spesa e rientro dell’investimento, le tecniche di promozione e marketing, ecc.
I primi due passi da fare per aprire un poliambulatorio sono:
- fare istanza d’apertura di Partita Iva presso l’Agenzia delle Entrate;
- effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio.
Sarà compito del commercialista sbrigare queste prime questioni pratiche. Bisognerà poi concentrarsi sulle nient’affatto banali procedure per il reperimento delle autorizzazioni per operare in ambito sanitario:
- indicare il locale che si desidera adibire a poliambulatorio (con gli opportuni titoli di proprietà o contratto d’affitto, e le corrette destinazioni d’uso);
- presentare al Comune la Dichiarazione di Inizio Attività (VIA);
- richiedere un’ispezione dei Vigili del Fuoco;
- richiedere un’ispezione dell’Azienda Sanitaria Locale;
- redigere un Documento Programmatico di Sicurezza
Il Responsabile Sanitario: caratteristiche e requisiti
Se il titolare del poliambulatorio medico non è un medico (e se, opportunamente, dovesse valutare di affidare ad una professionalità terza questo ruolo), è un obbligo di legge designare un responsabile sanitario, che risponda ai seguenti requisiti:
- laurea in medicina;
- abilitazione alla professione medica;
- iscrizione all’Ordine dei medici.
Il direttore sanitario, inoltre, non può superare i settant’anni d’età. Questo dirigente medico ha diverse responsabilità: civili e penali (se qualche paziente dovesse, per esempio, intentare una causa per presunti danni subiti all’interno della struttura sanitaria), ma anche assicurative, organizzative, disciplinari e operative.
Dovrebbe essere una persona con buone capacità relazionali e di mediazione: la sua figura rappresenta infatti il punto di equilibrio tra gli interessi (talvolta divergenti) tra la proprietà della struttura, i medici e il personale tutto, e i beneficiari dei servizi.
In caso di poliambulatori medici di grandi dimensioni il Responsabile può avere bisogno di un assistente; mentre è sempre auspicabile possa disporre di un efficiente software gestionale che lo assista nella pianificazione del suo lavoro.
Requisiti minimi strutturali e tecnologici
Per espletare il giusto iter burocratico sopra citato è necessario individuare la struttura del poliambulatorio medico: il cuore del progetto d’impresa. Un locale che non soltanto deve essere a norma, rispettando tutti i requisiti di legge, ma deve essere anche immaginato come una parte assai rilevante del “prodotto poliambulatorio”. Se è vero che il cuore del servizio sanitario è nelle mani dei professionisti, è innegabile che la struttura (incluso l’arredamento e le tecnologie) contribuiscono in maniera rilevante alla qualità percepita da parte dei pazienti.
Le normative da seguire per quanto riguarda il complesso procedimento autorizzativo di un poliambulatorio medico riguardano numerose normative in materia di:
- sicurezza e antincendio (piani di evacuazione, ecc.),
- antisismica
- acustica
- elettrica
- anti-infortunistica
- igiene
- protezione dalle radiazioni ionizzanti
- eliminazione delle barriere architettoniche
- smaltimento dei rifiuti
- condizioni microclimatiche
- rispetto del divieto di fumo
- impianti di distribuzione del gas, materiali esplodenti, attrezzature biomediche e sanitarie
- piani di manutenzione degli edifici e degli impianti.
Per quanto riguarda gli spazi ambulatoriali, il centro medico polispecialistico dovrà essere dotato di:
- spazi per l’attesa, per l’accettazione, per le attività amministrative, archivio, sala per l’esecuzione delle prestazioni (di dimensioni sufficienti per garantire la privacy del paziente, che disponga di un’area separata dove egli possa spogliarsi);
- ciascuno spazio ambulatoriale dovrà avere le dimensioni minime di 16 mq, variabili in funzione delle prestazioni;
- ad ogni modo, ciascuno spazio ambulatoriale deve consentire l’accessibilità e la mobilità di operatori e pazienti in totale sicurezza;
- illuminazione e ventilazione devono essere naturali e garantiti in tutti i locali dove si preveda un soggiorno prolungato di operatori e pazienti;
- nei vani dedicati a deposito, laddove si eseguano prestazioni di diagnostica per immagini ed in sala d’attesa si può invece ricorrere a sistemi di illuminazione e di aerazione artificiali;
- gli ambulatori dove si eseguono attività sanitarie o piccola chirurgia devono disporre di pavimenti e pareti (fino a 2 metri di altezza) lavabili e disinfettabili;
- tutti gli ambulatori devono disporre di una minima dotazione di emergenza (farmaci, ventilatore manuale o pocket mask, cannula di Mayo o di Guedel).
Altri obblighi e normative
Gli ambienti dove si esegue attività di medicina di laboratorio prevedono che si abbia a che fare con tessuti o liquidi biologici. La legislazione vigente prevede che in questi ambienti finalizzati alla prevenzione, la diagnosi, il monitoraggio della terapia o il decorso della patologia, siano presenti almeno due locali ben distinti e separati: uno adibito al prelievo ematico e del tessuto (nel pieno rispetto della privacy del paziente) ed uno spazio attrezzato adibito all’esecuzione delle analisi.
Riguardo invece l’ambulatorio medico, secondo la normativa, durante lo svolgimento delle attività deve essere presente almeno un medico, che sarà a tutti gli effetti responsabile delle prestazioni eseguite. Ogni fase dell’erogazione della prestazione sanitaria, inoltre, deve essere pedissequamente registrata, indicando le generalità del paziente ed i referti. Il tutto va conservato ed archiviato nei modi e nei tempi indicati dalla legge. Anche tutti i farmaci ed i materiali di consumo in entrata e uscita della struttura vanno registrati, archiviati, e opportunamente conservati con un sistema di indicazione della data di scadenza.
La dematerializzazione e digitalizzazione di questa enorme mole di “carte” è spesso l’unica soluzione per un poliambulatorio efficiente. L’ambulatorio chirurgico è un ambiente ancora diverso, dove si eseguono piccoli interventi, metodiche non cruente e procedure chirurgiche invasive che non necessitano di ricovero, ricorrendo a specifiche e rigorose forme di anestesia:
- l’anestesia locale,
- topica,
- loco-regionale
- l’analgesia o sedazione leggera
La legge è piuttosto rigida della praticabilità della piccola chirurgia in queste strutture.
Sono infatti necessari:
- spazi d’attesa dedicati alle fasi pre e post operatoria;
- poltrona o tavolo operatorio idoneo;
- lampada scialitica;
- adeguati strumenti chirurgici;
- attrezzature per la sterilizzazione o la disinfezione degli strumenti chirurgici, dotate di “qualifica di prestazione” (UNI EN 554) annuale.
Anche nel caso delle prestazioni eseguite in ambulatorio chirurgico, per legge è necessario registrare tutti gli aspetti dell’operato, e cioè:
- generalità del paziente: nome e ruolo degli operatori intervenuti nella prestazione;
- data e ora di inizio e di fine della procedura;
- tipo di anestesia o sedazione eseguita;
- eventuali complicanze sorte nel corso della procedura.
L’accreditamento con il Sistema Sanitario Nazionale
Il sistema per accreditare il poliambulatorio con il SSN cambia da Regione a Regione, in base alle specifiche esigenze del singolo Ente. Esiste una comune normativa nazionale che fissa criteri di sicurezza, qualità, controllo e remunerazione, sulla base di una sana ed efficiente competizione tra settore pubblico e privato e nel rispetto della libera scelta del cittadino; ma la procedura di accreditamento va comunque valutata alla luce della specifica normativa regionale che è l’unica a poter riconoscere il possesso di specifici requisiti (i così detti “standard di qualificazione”) e che può autorizzare l’iscrizione nell’elenco delle strutture sanitarie accreditate.
Pianificare investimenti e costi di gestione
L’apertura di un poliambulatorio medico necessita di un significativo capitale iniziale che può variare notevolmente a seconda di una serie di fattori:
- le dimensioni e la posizione dell’immobile: per quanto riguarda dimensioni e posizione del locale, evidentemente si tratta di fattori che influiscono sui costi, ma si tenga presente che da esse possono dipendere in modo diretto la visibilità ed il prestigio del poliambulatorio. Inoltre, in fase di reperimento del locale da adibire a poliambulatorio, è possibile intervenire sui costi optando per una formula di affitto oppure per un acquisto con o senza mutuo;
- di quali e quante tecnologie si doterà la struttura; i macchinari possono avere il loro peso sui costi di avvio di un poliambulatorio e può essere spesso necessario ricorrere a leasing o rateizzazioni per l’acquisto: si consideri, tuttavia, che per erogare prestazioni di qualità è auspicabile dotarsi di attrezzature nuove e di ultima generazione;
- a quanto ammonteranno le retribuzioni dei medici, degli infermieri e di tutti gli operatori che vi presteranno servizio.
A questi fattori andranno ad aggiungersi i costi delle utenze, le assicurazioni e le tasse.
Prevedere il fatturato e i flussi di cassa
Completata la carrellata di valutazioni relative alle spese di avvio, per completare il business plan è necessario prendere in considerazione i volumi delle entrate, che avranno origine sostanzialmente dal pagamento diretto (o tramite polizza assicurativa) di visite e prestazioni da parte dei pazienti; in caso di convenzione con l’Azienda Sanitaria Locale, anche dai rimborsi della pubblica amministrazione.
Progettare ed avviare un poliambulatorio medico deve avere come obiettivo primario l’erogazione di un servizio di qualità per il paziente ed il cittadino. Solo dalla qualità scaturisce il profitto d’impresa.
Per quanto riguarda l’organizzazione e gestione del poliambulatorio medico, si dovrà tenere conto:
- dei volumi di accesso giornalieri;
- delle branche mediche gestite;
- delle tecnologie delle quali si dispone;
- delle risorse professionali coinvolte.
Alla luce della variabilità dei fattori sopra descritti, possiamo affermare che i poliambulatori possono essere considerati “un mondo a sé”: di conseguenza, indicare modelli e processi organizzativi univoci può rivelarsi un’impresa piuttosto insidiosa. Tuttavia, è bene dare qualche indicazione di massima relativa ai alle azioni da mettere in atto per garantire un’ottimale gestione del poliambulatorio:
- Misurazione della qualità: acquisire, monitorare e valutare i dati relativi ai processi di cura è il punto di partenza non solo per la gestione ottimale del poliambulatorio ma anche per valutare eventuali margini di miglioramento. Grazie alla misurazione della qualità (tramite sondaggi di soddisfazione rivolti ai pazienti, per esempio) è possibile veder emergere chiaramente eventuali criticità o inefficienze sulle quali lavorare.
- Gestione ottimale dei processi di cura: è fondamentale tener presente che un poliambulatorio è, a tutti gli effetti, un’azienda e che come tale presenta le medesime sfide di qualunque attività imprenditoriale, sia dal punto di vista dell’organizzazione che della gestione. Gestire l’ambulatorio polispecialistico ed i processi di cura con il giusto piglio imprenditoriale significa avere un occhio di riguardo verso tempi, costi e qualità del servizio offerto, con l’obiettivo di “fare impresa” con successo;
- Miglioramento del patient’s journey: come già detto il poliambulatorio è equiparabile ad un’azienda. Tuttavia, non bisogna dimenticare che, il “cliente”, in ambito sanitario, è prima di tutto un paziente. Migliorare la sua esperienza all’interno della struttura è il primo passo per gestire in maniera ottimale il poliambulatorio, che di riflesso diventerà un luogo dove colui che di fatto è un “cliente pagante” si sentirà accolto, seguito, compreso e valorizzato in modo del tutto personale (e personalizzabile).
- Coinvolgimento degli operatori sanitari come parte attiva dei processi di miglioramento aziendale: chi meglio dei medici, degli infermieri e degli operatori della struttura, può essere giudice imparziale dei flussi di lavoro e dei processi produttivi? Coinvolgere il personale aiuta a gestire il poliambulatorio con cognizione di causa e senso pratico, aiutando ad evidenziare anche in questo caso eventuali criticità o margini di miglioramento.
Software per la gestione dei poliambulatori: caratteristiche ideali
La gestione di un poliambulatorio medico non può prescindere dall’uso di prodotti pensati appositamente per far fronte ad una lunga serie di mansioni che vi si svolgono quotidianamente. Sul mercato si trovano alcuni software progettati sulla base delle normative vigenti, capaci di soddisfare appieno l’aspettativa di digitalizzazione – ma anche di flessibilità e di efficienza – di una serie di processi ed azioni caratterizzanti le strutture sanitarie. Solitamente questi programmi informatici si presentano sotto forma di “moduli”, che si possono togliere od aggiungere a seconda delle esigenze peculiari. Ad ogni modulo corrisponde pertanto un’esigenza di gestione, come per esempio:
- anagrafica dei pazienti, accettazione, raccolta delle generalità e delle firme digitali;
- fatturazione elettronica con sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate;
- anagrafica dei medici, calcolo automatico delle spettanze ed invio delle relative informazioni via email;
- agenda multilivello per la gestione di più ambulatori, gestione appuntamenti, invio di promemoria degli appuntamenti via e-mail e sms a pazienti e medici, capacità di generare riepiloghi giornalieri, chat interna e altro;
- gestione della contabilità e prima nota;
- gestione delle code e dei tempi d’attesa con collegamento ai monitor presenti in sala d’aspetto;
- gestione delle cartelle cliniche dei pazienti;
- gestione del magazzino e degli ordini per quanto riguarda i materiali medici e chirurgici.
Come si può evincere dall’elenco (parziale) delle funzionalità dei software per la gestione dei poliambulatori, è evidente che l’utilizzo di questi prodotti informatici sia una scelta imprescindibile capace di condurre ad una gestione della struttura quanto mai efficiente, flessibile, digitale e perfettamente organizzata.
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