Lavorare in un poliambulatorio vuol dire occuparsi di una serie di attività complesse e multidisciplinari, nell’arco della stessa giornata, se non contemporaneamente. Succede spesso. Anzi, è la regola per chi lavora in uno studio medico. Un esempio pratico rende il bene concetto: chi lavora al desk deve svolgere attività di segreteria, accogliere il paziente nella sala d’attesa, gestire pagamento e fatturazione dei pazienti che vanno via, rispondere al telefono e alla posta elettronica.
E – il diavolo ci mette la coda – proprio mentre si è impegnati in tutte questa attività in contemporanea, arriva puntuale la richiesta del medico di visionare una cartella clinica o di spostare un appuntamento in programma. Se poi alla porta c’è anche un informatore scientifico o un fornitore da ricevere, allora lo scenario da multitasking è completo… scene di vita quotidiana reale nelle quattro mura dei nostri studi e poliambulatori.
Lavorare su più fronti in contemporanea: vantaggi e svantaggi
Volendo prendere in prestito la terminologia informatica, possiamo certamente affermare che chi collabora con uno specialista deve essere predisposto al multitasking, proprio perché è necessario svolgere due o più attività nello stesso momento o comunque a breve distanza l’una dall’altra. Ma attenzione a non esagerare: l’essere umano non è un computer. E meno male, c’è da aggiungere.
A maggior ragione quando si tratta di personale impiegato a contatto con persone con problemi di salute: è richiesta empatia per imbastire un rapporto di fiducia con i pazienti e il contatto umano resta indispensabile e insostituibile. Questo vale sia per i medici che per i collaboratori che si occupano quotidianamente delle attività di segreteria, di quelle amministrative e di quelle gestionali (contatti con i fornitori).
Il multitasking ha inevitabilmente conseguenze negative sul cervello poiché, come hanno dimostrato studi scientifici, comporta un aumento dei livelli di cortisolo, vale a dire l’ormone dello stress. E lo stress è il nemico numero uno di qualsiasi attività lavorativa: riduce la concentrazione e, di conseguenza, la produttività. Il risultato è che si lavora male. Malissimo. Rischio che nella gestione degli ambulatori deve essere azzerato.
Lavorare meglio si può: la tecnologia, prezioso alleato dell’uomo
È possibile lavorare meglio, in maniera serena, senza stress? Ci sono consigli da seguire? In che modo si possono aumentare i livelli di produttività? Si tratta di interrogativi più che legittimi che meritano attenzione in ogni ambito lavorativo, compreso quello sanitario con riferimento agli studi medici.
Per rispondere alle domande, occorre partire da un dato di fatto: l’uomo, per quanto sia persona di buona volontà in ambito lavorativo, per quanto sia predisposto ai cambiamenti e sia anche in grado di risolvere imprevisti, può inciampare in errori dettati dalla distrazione e dalla stanchezza, a maggior ragione quando le incombenze sono molteplici e il tempo a disposizione è limitato.
La tecnologia può offrire un aiuto prezioso anche al personale impiegato negli ambulatori: nel settore sanitario, pubblico e privato, il ricorso a software gestionali costituisce un valido sostegno per migliorare l’organizzazione in termini di efficienza.
Del resto, con i progressi nel mondo dell’informatica, per quale motivo continuare a svolgere in maniera tradizionale, ossia manuale, alcune attività? Basti pensare alla gestione dell’agenda dell’ambulatorio. Un buon software consente di lavorare meglio partendo dalle risorse di cui si ha disponibilità: il tempo, i medici e i collaboratori dello studio. Senza contare che un ambulatorio che vuole essere al passo con i tempi, non può certamente ignorare i vantaggi della rivoluzione tecnologica.
Il decalogo da seguire nella gestione quotidiana dello studio medico
La scelta del software deve ricadere su un programma in grado di rispondere alle esigenze dei medici, del personale addetto alla segreteria e all’amministrazione e dei pazienti. Sono queste le tre voci di ogni studio medico, da ascoltare ogni giorno. Fatta questa premessa, vediamo quali sono i reali vantaggi che un buon software gestionale, come ad esempio CGM XMEDICAL, è in grado di offrire a tutto vantaggio dell’ambulatorio. Eccoli raccolti nel seguente decalogo da tenere a mente.
1. Agenda digitale
Innanzitutto, come si diceva, è sicuramente d’aiuto un gestionale sanitario che disponga di un’agenda digitale multivariabile, in grado di fissare un appuntamento tenendo conto di diverse variabili: le esigenze del paziente, la disponibilità dei medici e dei collaboratori, il funzionamento di un macchinario o di una determinata strumentazione. L’agenda può essere consultata in ogni momento e, con le opportune funzioni, anche da remoto. Ad esempio, quando i medici sono a casa ma hanno necessità di conoscere gli appuntamenti di un determinato giorno.
2. Gestione sala d’attesa
Eliminare il rischio di sovraffollamento in sala d’attesa o, per contro, di “buchi” durante l’orario di apertura dello studio medico, non è un’attività di pianificazione semplice né intuitiva. Occorre l’aiuto della tecnologia per far si che i pazienti vengono distribuiti in maniera razionale nel corso della giornata, della settimana e del mese. Questo tipo di gestione dell’agenda permette, inoltre, una riduzione del tempo impiegato dal personale. Di conseguenza, i collaboratori saranno effettivamente nelle condizioni di svolgere altre attività. Non solo. È anche possibile intervenire in tempo reale nei casi in cui dovesse essere necessario spostare o rinviare gli appuntamenti, a causa di imprevisti che possono riguardare i pazienti oppure lo stesso ambulatorio.
3. Spostare gli appuntamenti
Non è raro il caso in cui il paziente sia costretto a chiedere lo spostamento della visita o causa di un impegno lavorativo o familiare oppure perché, più semplicemente, ha dimenticato il giorno e l’ora dell’appuntamento. Anche in questo caso la tecnologia è nelle condizioni di offrire un aiuto importante nella misura in cui il software è dotato di un sistema di messaggistica automatico che manda un SMS o anche una mail a distanza di qualche giorno dall’appuntamento: è un breve messaggio che ha valore di promemoria per i pazienti più sbadati, quelli che perdono i biglietti sui quali vengono scritti giorno, mese e ora della visita.
4. Appuntamenti on line
Per diminuire il flusso delle telefonate in arrivo sui numeri dell’ambulatorio per le prenotazioni, l’ideale è avere un software che gestisce le richieste degli appuntamenti anche on line. Si tratta di una funzione destinata a rispondere alle esigenze di una parte di utenti, quelli più tecnologicamente avanzati. In ogni caso, l’obiettivo è alleggerire il carico telefonico e di conseguenza il lavoro degli addetti alla segreteria.
5. Visite sospese dopo l’annullamento
Così come la tecnologia è utile nella raccolta degli appuntamenti, lo è nella gestione di tutte quelle visite che, per un motivo o per un altro, sono state sospese. Può succedere per esigenze del paziente oppure per necessità del medico o ancora perché non c’è disponibilità della strumentazione, finita in manutenzione. In tutti questi casi, le visite prenotate e poi annullate vengono congelate, praticamente finiscono in ghiacciaia e vanno scongelate non appena sarà possibile. Esistono software che offrono la funzione appuntamenti sospesi finalizzata alla ripianificazione.
6. Calendario cromatico
Un ulteriore aiuto per l’attività di organizzazione degli appuntamenti e la tenuta dell’agenda dello studio medico, è costituita dal calendario con colorazione differente a seconda della tipologia di visita, in modo tale da essere immediatamente riconoscibile. Può essere una funzione utile quando si tratta di visite complesse che richiedono la presenza di più medici o professionisti esterni allo studio oppure per le quali occorre più tempo.
7. Fatturazione elettronica
Anche per la fatturazione elettronica, la tecnologia è in grado di offrire un valido supporto allo studio medico perché il software è capace di raccogliere i dati utili alla compilazione, all’emissione e all’invio e di gestire l’archiviazione finalizzata alla conversazione dei documenti fiscali per dieci anni.
8. Rispetto della privacy
Il tutto nel rispetto della privacy, secondo quanto prescritto nel GDPR in materia di tutela dei dati cosiddetti sensibili, come lo sono appunto quelli che si riferiscono alle cure sanitarie e allo stato di salute.
9. Gestione delle cartelle cliniche
Il rispetto del diritto alla riservatezza deve essere garantito anche nella gestione delle cartelle cliniche, nelle quali vengono raccolte tutte le informazioni che raccontano la storia medica del paziente: sono descritte le patologie ed eventuali allergie, vengono riferiti le terapie e i medicinali prescritti, gli esami già svolti con i relativi risultati (allegando anche le immagini) e da eseguire così come eventuali esenzioni per i pagamenti.
10. Data entry digitale
In maniera automatizzata può anche essere gestita la fase dell’acquisizione dei dati dei nuovi pazienti: in questo caso è sufficiente avere la disponibilità di un lettore della tessera sanitaria. Nome, cognome, data di nascita e codice fiscale vengono registrati subito e permettono la creazione di una nuova cartella clinica da aggiornare volta per volta in base all’evoluzione della storia medica del paziente.
Il circolo virtuoso quotidiano
Sono suggerimenti concreti, molto utili nello svolgimento delle attività quotidiane dell’ambulatorio: se medici e personale lavorano meglio, è evidente che a beneficiare dei vantaggi saranno i pazienti. E i pazienti soddisfatti torneranno volentieri nello studio medico e suggeriranno la struttura a familiari, amici e colleghi di lavoro, attivando il sistema della pubblicità attraverso il passaparola. È un circolo virtuoso che va alimentato costantemente, giorno dopo giorno.
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