Il tempo è denaro. Quante volte ci è capitato di sentire questa frase nella vita di tutti i giorni, parlando con colleghi, amici e parenti?
Da quanto è stata messa nero su bianco dal filosofo Francis Bacon, alla fine del ‘500, è stata ripresa un’infinità di volte. E quando, un secolo e mezzo dopo, Benjamin Franklin usò l’espressione “Remember that time is money” nel saggio “Consiglio a un giovane imprenditore”, assunse i connotati del proverbio, entrando nel linguaggio comune.
Del resto, è indubbio che i soldi sono un’unità di misura universale, la più utilizzata in assoluto, in quanto consente di rendere confrontabile praticamente ogni bene o servizio, e finanche il “valore” degli individui, ad esempio, in caso di morte per incidente o in cause di divorzio.
Se il tempo è denaro, allora non va sprecato
Ottimizzare il tempo che si ha a disposizione è uno dei segreti del successo, nel lavoro come nella vita privata.
Ci sono persone in grado di svolgere naturalmente più incombenze in contemporanea (multitasking), altre che hanno la capacità di programmare gli impegni secondo un preciso ordine di priorità e urgenza.
Per contro ci sono persone più lente, caotiche o disorganizzate. E questo indipendentemente dalla natura degli impegni individuali. Che si tratti di conciliare i tempi familiari o di schedulare l’avanzamento di lavori in un complesso progetto di ricerca scientifica, il tempo va sempre organizzato con razionalità e sfruttato in base agli obiettivi che si intende raggiungere.
In altre parole, il tempo non va mai sprecato, proprio perché è una risorsa tanto scarsa quanto preziosa, dalla cui organizzazione può dipendere il risultato delle nostre attività.
E questo vale anche (anzi, soprattutto) nella attività sanitarie dove un errore sui tempi può determinare la vita o la morte.
Perché si tende a rinviare a un domani indefinito
Se è vero che il tempo è denaro, è altrettanto vero che più di qualche volta, quel tempo viene sprecato. In maniera più o meno inconsapevole, c’è la tendenza a perdere il tempo che abbiamo a nostra disposizione. E questo vale anche per il personale che lavora negli ambulatori, tra medici addetti alle attività di segreteria e amministrazione.
Quante volte ci è capitato di procrastinare qualcosa? Quante volte abbiamo rinviato a domani, o meglio, a un domani non definito sul calendario, un’attività? Succede spesso, come conseguenza del fatto che, dovendo gestire contemporaneamente più attività e dovendoci auto assegnare delle priorità, tenderemo a rimandare le incombenze che ci risultano particolarmente sgradevoli o faticose.
Un’altra ragione, più subdola, riguarda l’errata valutazione delle “emergenze”. Negli ambulatori si rincorrono le telefonate di pazienti e fornitori, le richieste di informazioni via email, la gestione dell’agenda degli appuntamenti e della sala d’attesa, con il via vai di utenti e le loro domande.
In un contesto in cui ogni istante si deve riavviare il proprio planning di attività, l’ultimo input ricevuto rischia di essere percepito come il più urgente.
Facciamo un esempio: la segretaria dello studio medico è impegnata con un adempimento contabile in scadenza oggi; interrotta continuamente dalle richieste dei pazienti e dalle loro pressanti richieste, trascura (più o meno inconsciamente) la noiosa incombenza, fino alla furiosa telefonata del commercialista che reclama i documenti!
Se il tempo è prezioso, quello dei medici lo è di più?
In un contesto frenetico e articolato come quello appena descritto è facile, per non dire, inevitabile, che si finisca per rinviare qualcosa a un domani indeterminato.
Altro esempio: è noto che i medici sono schiacciati da una forte burocrazia e che, generalmente, preferirebbero dedicare il 100% del proprio tempo lavorativo ai pazienti, piuttosto che a compilare scartoffie.
Ogni specialista sa bene quante volte ha rinviato attività sgradite come aggiornare l’agenda degli appuntamenti dopo la telefonata di un paziente che chiede di rinviare la visita o quante volte non ha aggiornato la cartella clinica. “Lo faccio dopo” oppure “me ne occupo più tardi”.
O le volte in cui è stato chiesto di emettere una fattura e abbiamo – appunto – rinviato.
Nel vortice delle attività che quotidianamente scandiscono la vita interna di un poliambulatorio medico, succede che quelle incombenze non vengano portate a termine. Risultato: restano appese, in sospeso, come se le avessimo messe in un cassetto, in attesa di chissà cosa.
Magari solo di un po’ di tranquillità, ma sappiamo bene che situazioni di calma piatta in uno studio medico sono un miraggio.
La tendenza a procrastinare non è senza conseguenze. E non solo per l’effetto negativo di accumulare incombenze su incombenze.
C’è un impatto psicologico pesante del quale è opportuno avere la giusta consapevolezza.
Rinviare a un domani indeterminato, senza alcuna indicazione di data o di circostanza, occupa la nostra memoria, così come avviene quando saturiamo un hard disk rimovibile o accantoniamo la documentazione sulla scrivania o, come dicevamo prima, in un cassetto.
Così facendo, le attività non portate a termine diventano un pensiero fisso che resta scolpito nella memoria e che costituisce costante motivo di distrazione, di riduzione della concentrazione e di aumento dell’ansia. A risentirne, in ultima analisi, è la produttività.
E il tempo è denaro, appunto.
Parola d’ordine: maggiore e migliore organizzazione
Organizzare è la chiave per un’efficace gestione del tempo. Organizzarsi e coordinare la giornata lavorativa all’interno dell’ambulatorio in base alle attività da svolgere è il primo passo da compiere per evitare di inciampare nella tendenza a procrastinare. Bisogna avere la consapevolezza di quel che c’è da fare e del tempo che si ha a disposizione: occorre, quindi, programmare. In che modo?
La risposta più semplice è scrivere le attività da svolgere: segnarle tutte in maniera tradizionale, su carta, oppure sull’agenda elettronica. In tal modo si ha sempre, in ogni momento, sotto gli occhi la lista delle cose da fare e si riesce a tenere sotto controllo l’ansia.
Nella programmazione, è necessario procedere per priorità: va fatta una mappa delle incombenze da svolgere, tenuto conto di eventuali scadenze (questo vale, ad esempio, per gli adempimenti legislativi, fiscali e contabili), distinguendo quelle che vanno portate a termine subito da quelle che, invece, possono essere differite e vanno anche indicate quelle che possono eventualmente essere delegate.
L’aiuto offerto dalla tecnologia: il software gestionale
L’informatica è in grado di fornire un aiuto prezioso per sistematizzare le attività dell’ambulatorio in base al fattore tempo. Questo è possibile attraverso i principali programmi gestionali sanitari come CGM XMEDICAL che, disponendo di grandi capacità di elaborazione e sistematizzazione dei dati, offrono una visuale a 360 gradi dei flussi e permettono di individuare le criticità, ottimizzando il fattore tempo.
In tal modo, quindi, sarà possibile correggere il tiro, attraverso la definizione di nuove misure organizzative a tutto vantaggio della produttiva dell’ambulatorio. Più tempo si ha a disposizione, maggiori sono le attenzioni che è possibile rivolgere ai pazienti: si è nelle condizioni di ascoltarne i bisogni e consigli e si è anche nelle condizioni di puntare a un miglioramento delle qualità delle prestazioni offerte.
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